A estas alturas sabemos que uno de los escalones del éxito es la organización y que existen aplicaciones que nos ayudan a facilitar esta tarea.
Pitágoras
En Mente Diamante hemos hablado de este software (de hecho, es el que usamos), para la gestión de actividades, ya que permite organizar proyectos en listas, donde, en cada una de ellas se insertan tarjetas con las ideas, tareas, o elementos que constituyen el proyecto.
Donde podemos ver todo el potencial de Trello es cuando gestionamos o participamos en proyectos colaborativos, ya que nos permite ver en qué estado está cada punto de un proyecto, quién está con qué tarea, en qué estado, las fechas de entrega y muchísimo más.
Además, Trello cuenta con su propio calendario, que puede sincronizarse con el de Google, y cualquier tarjeta puede tener una fecha límite, para que podamos asignar tareas a todos los participantes, con su respectivo tiempo a cumplir. Como herramienta es muy útil, pero para sacarle todo el provecho es esencial usarla adecuadamente.
Las listas sirven para crear grandes categorías, ordenar las tareas (a decidir, a hacer, en curso o realizadas) e identificar el trabajo y objetivos de cada área del proyecto, tablero de anuncios o lugar para colgar documentos útiles.
Estas se pueden cambiar de orden según la preferencia.
En las fichas se introduce el contenido de todas las tareas y actividades del proyecto. Cada ficha posee su propio contenido, como un post en un blog. Los elementos principales de las fichas son:
Las fichas cuentan con movilidad total, ya que pueden subirse o bajarse en el interior de una lista, o se pueden pasar de una a otra.
Los comentarios en la parte Activity, de las fichas son el contenido que cada miembro va aportando en relación con cada una. Los tipos de contenido que se pueden añadir son: textos, enlaces, subir documentos desde el ordenador, fotografías.
Crear lista de tareas en la barra derecha Checklist, fijar plazos para realizar la tarea indicada con Due Date y para mencionar a algún miembro del grupo, al que le afecte directamente el contenido le damos a Mention a member.
Cuando son varias personas las que trabajan en un proyecto, Trello se convierte en una herramienta muy completa, ya que permite organizarlo de muchas formas, por lo que conviene establecer algunas normas:
Trello es una herramienta muy simple a primera vista, pero es realmente dinámica y poderosa para todos los proyectos. Millones de personas y empresas de diferentes tipos y tamaños usan Trello para administrarse, desde comunicación del equipo, procesos de incorporación de nuevos colaboradores, atención a los clientes, listas semanales de tareas, hasta calendarios de planificación de comidas.
Trello está llena de funciones, atajos y ventajas increíbles que impulsarán la eficiencia y productividad en el trabajo o en casa.
Cuando utilizamos Trello para escritorio contamos con atajos que pueden agilizarnos el trabajo, aquí algunos de los más relevantes:
¿Queremos llamar la atención de otro miembro del tablero? Trello nos permite mencionarlos en un comentario en una tarjeta, generando una notificación.
Al hacer doble clic en cualquier espacio libre en un tablero se abre un menú emergente con un Add List. También se puede dar clic entre dos tarjetas para crear una en esa posición de la lista.
También podemos arrastrar y soltar múltiples archivos desde el escritorio hacia una tarjeta para cargarlos, es una opción muy útil si queremos compartir capturas de pantalla, imágenes o un documento que necesita colaboración del equipo. Y eso no es todo, además podemos arrastrar imágenes desde otros sitios a las tarjetas o pegar imágenes.
Solamente hay que buscar una imagen en la web, copiarla, abrir o colocarse sobre una tarjeta y pegar.
Pero ¡Aún hay más! También permite arrastrar las direcciones URL de cualquier sitio favoritos a Trello. Si, por ejemplo, nos gustó una receta en Pinterest y podemos guardarlo en tablero de “comidas que haré en algún momento”, lo podemos hacer en un abrir y cerrar de ojos.
Volvemos a las listas, ya que representan un elemento popular y como las conocimos con anterioridad, estamos conscientes que son la esencia de Trello y con ellas podemos construir las siguientes estructuras:
Si estamos usando Chrome o Safari, el navegador puede generar notificaciones de escritorio, en el botón de las Notificaciones del encabezado elegimos “Permitir notificaciones de escritorio…” y aparecerá una pequeña ventana con la notificación en la esquina.
También permite organizar las notificaciones dentro de Trello, en el panel de notificaciones, tenemos opciones como “Filtrar por no leídos” y “Marcar todos como leídos”, permitiéndonos categorizar rápidamente la información y elegir lo que deseamos conservar como no leídos. Las funciones completas de las notificaciones están disponibles en las versiones web, de escritorio y móvil.
Añadir múltiples tarjetas o elementos de checklist puede ser molesto, pero si contamos con una hoja de cálculo o un documento de Word con una lista de elementos sería más fácil subirla o copiarla ¿no? En realidad podemos copiar una columna de una hoja de cálculo o lista separada por líneas nuevas de un procesador de palabras, pegarlo en el diseño de tarjetas o añadir campo de elemento de checklist. Esto creará una nueva tarjeta o elemento de checklist para cada línea de la lista y no interferirá con el método de pulsar “Intro” para crear una tarjeta.
Trello está disponible para iPhone y Android al igual que la mayoría de sus funciones, aunque sus atajos no estén para hacernos el trabajo más sencillo, que podamos tener esta herramienta en nuestro móvil definitivamente hace de nuestra vida más fácil.
En el menú de la barra lateral de la tarjeta, tenemos “Configuración” y luego “Configuración de correo electrónico”, cabe destacar que Trello proporciona una dirección de correo electrónico para cada tablero e incluso para cada tarjeta individual. Si somos usuarios de Gmail, podemos integrar el complemento de Trello para Gmail. Con esta característica, hacemos clic en el icono de Trello junto a cualquier correo electrónico para crear una tarjeta correspondiente.
Gracias a Unsplash, los usuarios de Trello tienen acceso gratuito a su enorme biblioteca de fotografías.
Para ver los fondos de Unsplash, vamos a “Menú” > “Cambiar fondo” y “Fotos”. Desde ahí, podemos visualizar las sugeridas o buscar por palabras clave. Con Trello Gold, podemos cargar nuestros propios fondos.
Trello es una herramienta realmente poderosa, esperamos que con este tutorial los usuarios puedan desenvolverse mejor y gozar de las diferentes ventajas que puede traer en la organización de cualquier persona, negocio o empresa.
Créditos de Imágenes
Andrea Requena
ing. mecánico, cáncer ascendente leo, amante de la música, la matemática y la astrología, diseñadora de accesorios, ambidiestra, lectora empedernida y con fobia a los monos.
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