Trello: una herramienta para la gestión de proyectos

26 dic, 2019   |   de Andrea Requena   |   Emprendimiento, Herramientas, Tendencia

Trello: una herramienta para la gestión de proyectos

A estas alturas sabemos que uno de los escalones del éxito es la organización y que existen aplicaciones que nos ayudan a facilitar esta tarea.

Trello para PC, trucos y tutoriales

Con orden y tiempo se encuentra el secreto de hacerlo todo, y de hacerlo bien.

Pitágoras

¿Trello? Por qué me parece familiar…

En Mente Diamante hemos hablado de este software (de hecho, es el que usamos), para la gestión de actividades, ya que permite organizar proyectos en listas, donde, en cada una de ellas se insertan tarjetas con las ideas, tareas, o elementos que constituyen el proyecto.

Donde podemos ver todo el potencial de Trello es cuando gestionamos o participamos en proyectos colaborativos, ya que nos permite ver en qué estado está cada punto de un proyecto, quién está con qué tarea, en qué estado, las fechas de entrega y muchísimo más.

Además, Trello cuenta con su propio calendario, que puede sincronizarse con el de Google, y cualquier tarjeta puede tener una fecha límite, para que podamos asignar tareas a todos los participantes, con su respectivo tiempo a cumplir. Como herramienta es muy útil, pero para sacarle todo el provecho es esencial usarla adecuadamente.

Elementos que componen Trello

1. El tablero
  • Funciona como una pizarra donde se van pegando y cambiado de sitio los post-it de una sesión de trabajo.
  • Sólo puede verse y modificarse por las personas invitadas por el administrador del tablero.
  • Aquí se añaden listas por categorías fijas, donde el contenido de cada una se desarrolla en las fichas, por último, estas pueden moverse de una lista a otra.
  • En la parte derecha del tablero está el show sidebar, donde aparecen datos generales del tablero, la actividad realizada, y quién lo ha hecho.
  • También permite ordenar actividades por criterio, interés o urgencia.
2. Listas

Las listas sirven para crear grandes categorías, ordenar las tareas (a decidir, a hacer, en curso o realizadas) e identificar el trabajo y objetivos de cada área del proyecto, tablero de anuncios o lugar para colgar documentos útiles.

Estas se pueden cambiar de orden según la preferencia.

3. Fichas

En las fichas se introduce el contenido de todas las tareas y actividades del proyecto. Cada ficha posee su propio contenido, como un post en un blog. Los elementos principales de las fichas son:

  • El nombre de la ficha
  • La descripción.
  • La actividad, es decir, los comentarios, datos, documentos que cualquier miembro del grupo añade en relación con la ficha.
  • Las etiquetas.
  • Los miembros implicados, donde se pueden añadir a la lista los integrantes del grupo encargado de gestionar el contenido. Pero, cualquier miembro puede añadir comentarios a una ficha, aunque no esté seleccionado.
  • ¿Quién asigna las tareas? Depende del tipo de gestión, los participantes se pueden auto-asignar tareas, mientras que en otros se cuenta con coordinadores.
  • ¿Quién mantiene cada tablero? ¿En qué momento se archiva una tarjeta? ¿Quién puede crear nuevas tarjetas?
  • ¿Cómo se van a utilizar las etiquetas? Pueden servir para resaltar la urgencia de una tarea, definir si una tarjeta es informativa, entre otras.
  • C, archivará una tarjeta.
  • B, abre el menú de tableros y permite buscarlos rápidamente. Si se escribe las primeras letras del tablero deseado y luego Intro, en un abrir y cerrar de ojos estamos ahí.
  • F, abre el filtro de tarjetas mientras se está en un tablero, permitiendo buscar tarjetas por el título.

Las fichas cuentan con movilidad total, ya que pueden subirse o bajarse en el interior de una lista, o se pueden pasar de una a otra.

4. Comentarios

Los comentarios en la parte Activity, de las fichas son el contenido que cada miembro va aportando en relación con cada una. Los tipos de contenido que se pueden añadir son: textos, enlaces, subir documentos desde el ordenador, fotografías.

Crear lista de tareas en la barra derecha Checklist, fijar plazos para realizar la tarea indicada con Due Date y para mencionar a algún miembro del grupo, al que le afecte directamente el contenido le damos a Mention a member.

Antes de empezar con la gestión de proyectos en Trello

Cuando son varias personas las que trabajan en un proyecto, Trello se convierte en una herramienta muy completa, ya que permite organizarlo de muchas formas, por lo que conviene establecer algunas normas:

  1. Si estamos asignados a una tarjeta nos llegará una notificación.
  2. En caso de que queramos estar enterados de lo que ocurre con esta tarjeta, podemos suscribirnos (en el menú a la derecha de la tarjeta), de esta forma, nos llegarán las notificaciones.

¿Cómo usar Trello como un experto? Tutorial completo

Trello es una herramienta muy simple a primera vista, pero es realmente dinámica y poderosa para todos los proyectos. Millones de personas y empresas de diferentes tipos y tamaños usan Trello para administrarse, desde comunicación del equipo, procesos de incorporación de nuevos colaboradores, atención a los clientes, listas semanales de tareas, hasta calendarios de planificación de comidas.

Trello está llena de funciones, atajos y ventajas increíbles que impulsarán la eficiencia y productividad en el trabajo o en casa.

1. Atajos del teclado para Trello

Cuando utilizamos Trello para escritorio contamos con atajos que pueden agilizarnos el trabajo, aquí algunos de los más relevantes:

  • D, abre una ventana para seleccionar la fecha de vencimiento de una tarjeta.
  • E, abre el modo de edición rápida, que permitirá editar el título y otros aspectos de la tarjeta.
  • Intro abrirá la tarjeta seleccionada actualmente.
  • Esc, cerrará una ventana emergente, de diálogo o se cancelarán las ediciones y los comentarios que esté realizando.
  • Control + Enter (en Windows) o Command + Enter (en Mac) guarda el texto escrito, funciona al escribir o editar comentarios, editar el título de la tarjeta, en títulos de listas, descripciones, entre otras.
  • N, abre una ventana emergente que permite añadir una tarjeta en la lista seleccionada o en una vacía.
  • /, el cursor se colocará en el cuadro de búsqueda del encabezado.
  • l, se abre una ventana emergente con las etiquetas disponibles
  • M, se abre el menú Añadir/quitar miembros.
  • ¿Un tablero genial para usarlo como plantilla? Los tableros también se pueden copiar, en el botón Opciones y elegimos Copiar tablero del menú.
  • ¿Una lista? Para copiar una lista, clic en la esquina superior derecha de una lista, en Copiar lista.
  • En el caso de una tarjeta, abrimos el menú “Más” en la parte trasera de la tarjeta y Copiar.
  • También podemos copiar elementos de checklists en un tablero para crear una nueva checklist, clic en el botón Añadir checklist en la barra lateral de la tarjeta encontraremos la opción de Copiar elementos de.

2. Menciones

¿Queremos llamar la atención de otro miembro del tablero? Trello nos permite mencionarlos en un comentario en una tarjeta, generando una notificación.

3. ¿Cómo añadir una lista de Trello o tarjeta?

Al hacer doble clic en cualquier espacio libre en un tablero se abre un menú emergente con un Add List. También se puede dar clic entre dos tarjetas para crear una en esa posición de la lista.

4. Arrastrar, soltar y pegar…

También podemos arrastrar y soltar múltiples archivos desde el escritorio hacia una tarjeta para cargarlos, es una opción muy útil si queremos compartir capturas de pantalla, imágenes o un documento que necesita colaboración del equipo. Y eso no es todo, además podemos arrastrar imágenes desde otros sitios a las tarjetas o pegar imágenes.

Solamente hay que buscar una imagen en la web, copiarla, abrir o colocarse sobre una tarjeta y pegar.

Pero ¡Aún hay más! También permite arrastrar las direcciones URL de cualquier sitio favoritos a Trello. Si, por ejemplo, nos gustó una receta en Pinterest y podemos guardarlo en tablero de “comidas que haré en algún momento”, lo podemos hacer en un abrir y cerrar de ojos.

5. Copiar tableros, listas, tarjetas y checklists

Volvemos a las listas, ya que representan un elemento popular y como las conocimos con anterioridad, estamos conscientes que son la esencia de Trello y con ellas podemos construir las siguientes estructuras:

  • Recursos del proyecto, donde guardamos información importante. Esta herramienta es ideal para agregar cualquier guía o consejos sobre el tablero y facilita el seguimiento de todos los participantes. También pueden realizarse actualizaciones de estado, es decir, evaluar el panorama general con un sólo vistazo.
  • Por hacer, se puede crear una tarjeta para cada cosa que va en esta lista, permite ver quién está trabajando, en qué y cuando se debe entregar. Aquí es donde algunas funciones de Trello realmente nos permiten planear hasta el último detalle. Esto logra organizar el feedback y el intercambio de archivos, luego, conforme cada tarea vaya progresando, puede moverse a otras listas que representan mejor su estado.
  • Pendiente, es el lugar perfecto para todas esas tarjetas que están casi listas. Mientras esperamos a que las actividades ajenas a nosotros concluyan, podemos deshacernos de esa tarjeta y pasar a la siguiente.
  • Atorado, como no sería un proyecto real sin algún tipo de problema. Esta sección es para todas esas tarjetas que quedan en el “aire”, donde en vez de tenerlas sueltas, se estructura esta lista.
  • Hecho, proporciona una manera fácil de ver rápidamente las tareas que hemos completado recientemente. Es la manera perfecta de ponerse al tanto si necesitamos una actualización rápida.

6. Administración de las notificaciones

Si estamos usando Chrome o Safari, el navegador puede generar notificaciones de escritorio, en el botón de las Notificaciones del encabezado elegimos “Permitir notificaciones de escritorio…” y aparecerá una pequeña ventana con la notificación en la esquina.

También permite organizar las notificaciones dentro de Trello, en el panel de notificaciones, tenemos opciones como “Filtrar por no leídos” y “Marcar todos como leídos”, permitiéndonos categorizar rápidamente la información y elegir lo que deseamos conservar como no leídos. Las funciones completas de las notificaciones están disponibles en las versiones web, de escritorio y móvil.

7. Crea múltiples tarjetas y elementos de checklist desde un documento

Añadir múltiples tarjetas o elementos de checklist puede ser molesto, pero si contamos con una hoja de cálculo o un documento de Word con una lista de elementos sería más fácil subirla o copiarla ¿no? En realidad podemos copiar una columna de una hoja de cálculo o lista separada por líneas nuevas de un procesador de palabras, pegarlo en el diseño de tarjetas o añadir campo de elemento de checklist. Esto creará una nueva tarjeta o elemento de checklist para cada línea de la lista y no interferirá con el método de pulsar “Intro” para crear una tarjeta.

Trello App: Gestión de proyectos al alcance de nuestras manos

Trello está disponible para iPhone y Android al igual que la mayoría de sus funciones, aunque sus atajos no estén para hacernos el trabajo más sencillo, que podamos tener esta herramienta en nuestro móvil definitivamente hace de nuestra vida más fácil.

Crea tarjetas desde la bandeja de entrada de correo electrónico

En el menú de la barra lateral de la tarjeta, tenemos “Configuración” y luego “Configuración de correo electrónico”, cabe destacar que Trello proporciona una dirección de correo electrónico para cada tablero e incluso para cada tarjeta individual. Si somos usuarios de Gmail, podemos integrar el complemento de Trello para Gmail. Con esta característica, hacemos clic en el icono de Trello junto a cualquier correo electrónico para crear una tarjeta correspondiente.

Personalizar el tablero

Gracias a Unsplash, los usuarios de Trello tienen acceso gratuito a su enorme biblioteca de fotografías.

Para ver los fondos de Unsplash, vamos a “Menú” > “Cambiar fondo” y “Fotos”. Desde ahí, podemos visualizar las sugeridas o buscar por palabras clave. Con Trello Gold, podemos cargar nuestros propios fondos.

Trello es una herramienta realmente poderosa, esperamos que con este tutorial los usuarios puedan desenvolverse mejor y gozar de las diferentes ventajas que puede traer en la organización de cualquier persona, negocio o empresa.

Créditos de Imágenes

Andrea Requena

ing. mecánico, cáncer ascendente leo, amante de la música, la matemática y la astrología, diseñadora de accesorios, ambidiestra, lectora empedernida y con fobia a los monos.

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