Descubre como el sistema SAP puede ayudar a tu empresa

23 nov., 2020   |   de Alicia Juarez   |   Consejos, Dinero, Emprendimiento

¿Qué es el Sistema SAP y para qué sirve?

El Sistema SAP o “Systems, Applications, Products in Data Processing”, funciona en cualquier ámbito de la administración empresarial y se ha convertido líder en Software ERP (Planificación de Recursos Empresariales), permite gestionar diferentes áreas de las empresas, principalmente las que se relacionan con la producción, logística, inventario envíos y contabilidad.

SAP es un Sistema informático que ayuda en la administración de recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos, entre otros. Muchas empresas lo utilizan para gestionar todas las fases de sus modelos de negocios.

A través de SAP se establece e integra, completamente el sistema productivo de las empresas. Utilizando las herramientas necesarias que cubran todas las necesidades de la gestión en cuanto a:

  • Administración de negocios
  • Sistemas contables
  • Manejo de finanzas
  • Contabilidad
  • Administración de operaciones y mercadotecnia
  • Logística, entre otros.

El sistema SAP proporciona los productos y servicios de software necesarios para resolver problemas que surjan en el entorno competitivo. Tales como desarrollos de estrategia para la satisfacción del cliente, necesidades de innovación tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, como el cumplimiento de las normativas legales.

El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización

Victor Hugo

Características del Sistema SAP

El software SAP puede marcar la diferencia al momento de postularse para un trabajo. Este, es un programa para empresas, que ayuda a administrar sus recursos. Algunas de las características del sistema SAP:

  • Es un sistema a medida, es decir, se hace para un cliente en particular.
  • Engloba los sistemas dentro de las empresas que fabrican software y no se dirigen a un cliente en concreto, su objetivo es cubrir las necesidades del mercado a un nivel más amplio. Algunos expertos afirman que es complicado elaborar un sistema que englobe todas las funciones de la empresa. Por esta razón las empresas adquieren ERP según sus necesidades.
  • Es un sistema de código abierto, maneja los datos y los analiza permitiendo mayor velocidad y cumplimiento de algunos procesos. Es modificable por el cliente, utilizando el lenguaje de programación ABAP.
  • Contribuye con el crecimiento de cualquier negocio.
  • Permite la integración de los procesos de negocio para que las empresas trabajen de una manera más eficiente y ordenada.
  • Es un sistema escalable, es decir que se pueden adaptar a los cambios, tanto tecnológicos como de procesos de negocios. Esto permite que el negocio crezca de manera eficiente sin provocar conflictos en el software.
  • Controla diferentes procesos de la organización como distribución, ventas, recursos humanos, entre otros.
  • El uso de este Software a nivel gerencial permite a la empresa recibir información estratégica, para tomar mejores decisiones al momento de cerrar algún trato con un socio o cliente.

¿Cuáles son los módulos de SAP?

1. Finanzas (F1)

En este módulo se reúnen todos los datos de la empresa que son relevantes para la contabilidad financiera. Recibe las imputaciones contables del resto de los módulos, los centraliza en la base de datos que es actualizada en tiempo real. Con este módulo podemos conocer el estado contable de la empresa en tiempo real. Subcomponentes.

  • Libro mayor (FI-GL)
  • Cuentas por pagar (FI–AP)
  • Cuentas por Cobrar (FI-AR)
  • Contabilidad bancaria (FI-BL)
  • Activos fijos (FI-AA)
  • Control presupuestario (FI-FM)
  • Gestión de viajes (FI-TV)

2. Controlling (CO)

Es conocido también como Gestión de Costos, Control de Gestión Interno o Control de Gestión. El Módulo SAP CO se encarga de gestionar todos los ingresos y egresos a través de los centros de costo, clases de costo, centro de beneficios, característica para la rentabilidad, entre otros.

El módulo CO proporciona la información que ayuda a facilitar las decisiones de gestión, coordinación, control y optimización de los diferentes procesos de una empresa. Además de la documentación de datos reales. El Controlling tiene como tarea la planificación, la determinación de desviaciones a través de la comparación de datos reales para controlar los flujos empresariales. Algunos de los subcomponentes son:

  • Contabilidad de clases de costo (CO-OM-CEL)
  • Contabilidad de centros de costo (CO-OM-CCA)
  • Contabilidad de costos por procesos (CO-OM-ABC)
  • Órdenes CO (CO-OM-OPA)
  • Controlling de costos del producto (CO-PC)
  • Cuenta de resultados (CO-PA)
  • Contabilidad de centros de beneficio (EC-PCA)

3. Gestión de Materiales (MM)

Este módulo se puede integrar con otras áreas funcionales de SAP y ofrecer soporte para la gestión de materiales: planificación de necesidades y control, compras, entrada de mercancía, gestión de stocks y verificación de factura. Los subcomponentes son:

  • Planificación de necesidades de consumo (MM-CBP): se encarga de supervisar stocks y crear las propuestas de pedidos de manera automática para el departamento de compras y fabricación.
  • Compras (MM-PUR): se encarga de proveer los materiales y servicios, supervisión de entregas y pago de proveedores.
  • Gestión de servicio (MM-SRV): Da soporte al ciclo de licitación, fase de adjudicación o concesión de pedidos y la aceptación de servicios, al igual que el proceso de verificación de facturas.

4. Ventas y Distribución (SD)

El módulo SD o Comercial, es el encargado de las ventas, dentro del área de logística, incluye los siguientes subcomponentes y funciones:

  • Funciones Básicas (SD-BF): Abarca la determinación de precios y condiciones, la verificación de disponibilidad, gestión de crédito y riesgo, determinación de material, de mensajes de impuestos y de cuentas.
  • Ventas (SD-SLS): Lo relacionado con las ventas como consulta y ofertas de cliente, pedidos, contratos y reclamaciones. También puede activarse la creación de notas de entrega y posteriores facturaciones.
  • Facturación (SD-BIL): es el final de una venta u operación comercial.
  • Comercio exterior / Aduanas (SD-FT): se encarga de gestionar los procesos de exportación e importación.

5. Recursos Humanos (HR)

Este módulo comprende diferentes procesos como la planificación de los recursos necesarios, reclutamiento y selección de personal, gestión de personal, liquidación de haberes, desarrollo y capacitación de personal. Sus principales subcomponentes son:

  • Gestión de personal (PA): Incluye todas las actividades relacionadas con los recursos humanos y contribuye a las tareas de planificación.
  • Gestión de tiempo (PT): Abarca los procesos de planificación, registro y valoración del trabajo de los empleados, al igual que los tiempos de ausencia. Le proporciona información a otros procesos empresariales como la determinación de costos de personal y la elaboración de facturas.
  • Cálculo de nómina (PY): Es para el cálculo de la remuneración de los empleados. Incluyendo algunos procesos derivados de las legislaciones de cada país como los beneficios sociales, seguridad laboral y asistencia médica.

6. Business Intelligence (BI)

Este módulo de SAP Business Intelligence (SAP BI) ofrece lo necesario para una perfecta integración de la información de toda la empresa. Algunas de sus funcionalidades son:

  • Data Warehousing: Construcción de almacenes de datos, modelos de negocios y de la arquitectura de información de acuerdo a la estructura de la empresa, administra datos de diferentes fuentes.
  • Inteligencia de negocios: permite el acceso a la información y presentación de datos, buscar patrones e identificar excepciones, mediante el procesamiento analítico, data mining y alertas.
  • Insight de negocios: crea informes para análisis, respaldando decisiones en los diferentes niveles y adicionalmente ofrece aplicaciones de inteligencia de negocio a través del internet y los dispositivos móviles.
  • Capacidades de gestión y medición: Monitorea los progresos, ofrece plantillas de informes, garantiza datos coherentes y colabora en la toma de decisiones.

7. Material Management (MM)

Este módulo se encarga de la parte logística de los materiales, principalmente la cadena de suministros. De las solicitudes, compras, ingreso de la mercadería y el consumo de la misma.

8. Módulo de Planificación de la Producción (PP)

El Módulo SAP PP emite los procesos para todo tipo de fabricación: fabricación repetitiva, contra pedido, contra catálogo, por procesos, por lotes y en serie, inclusive la gestión integrada de cadenas de suministro con funciones MRP y Kaban.

9. Gestión de Calidad (QM)

Con este módulo se pueden implementar los principales elementos de un sistema de calidad, tal como se especifica en la ISO 9000. Estas funciones se complementan con otros complementos del sistema SAP tal como MM, SD y PP.

Con el Módulo de Quality Management se controla la calidad de los materiales y se llevan minuciosos controles a través de muestras, defectos, incidentes y resultados.

10. Plant Management (PM)

Se encarga de garantizar la disponibilidad de la planta y sus herramientas de producción, si se integran con otros módulos como SAP PP pueden modificar las órdenes de producción en función de la disponibilidad. Con SAP HR se pueden modificar los calendarios laborales, turnos de los trabajadores, horarios, entre otros. Y con SAP MM pueden crear solicitudes de necesidad de repuestos entre otros.

11. Módulo Project System (PS)

SAP PS o Sistema de Proyectos, se utiliza para la planificación de proyectos. Los proyectos forman parte de los procesos internos de cualquier empresa. Para poder controlar todas las tareas del proyecto es necesario un formulario de organización, que se debe compartir con todos los departamentos involucrados.

En este formulario se deben describir de manera precisa los objetivos del proyecto y estructurarse las operaciones de lo que se vaya a realizar, esta debe ser clara y bien definida para que la planificación, supervisión y el control sean satisfactorios. Los proyectos se estructuran:

  • Por estructura, utilizando un plan de la estructura de proyectos (PEP)
  • Por proceso, utilizando operaciones individuales o paquetes de trabajo.

Beneficios de utilizar el Sistema SAP

  • Es sencillo e intuitivo
  • Las herramientas se pueden personalizar
  • Fácil de implementar y mantener
  • Evolución sencilla a soluciones completas y sofisticadas, según las necesidades de crecimiento de cada empresa
  • Mayores ventas y rentabilidad
  • Características de gestión de oportunidades y ventas
  • Monitoreo en el desempeño de las ventas
  • Herramientas de monitoreo de compras
  • Análisis de rentabilidad
  • Reducción en los costos administrativos
  • Ingresos racionalizado de los datos
  • Tareas automatizadas
  • Reducción de costos en papelería
  • Fácil acceso a los datos críticos del negocio en tiempo real
  • Tiene múltiples herramientas de análisis
  • Trabaja los datos con rapidez, eficiencia y precisión
  • Brinda información estratégica a través del análisis predictivo y de las funcionalidades de capacitación por máquinas.
  • Localización de cualquier elemento en la base de datos
  • Procesamiento de datos avanzado para datos de texto, espaciales, gráficos y en serie en un único sistema

¿Qué sectores utilizan SAP?

El Sistema SAP puede ayudar a una lista de industrias muy amplias, y desde su creación ha ido creciendo de manera muy acelerada. Algunos de los sectores más importantes e innovadores son:

  • Materias primas, minería y agricultura
  • Química
  • Metalúrgicas
  • Gas y Petróleo
  • Farmacéutico
  • Materiales de construcción, arcilla y vidrio
  • Servicios
  • Sanatorio y hospitales
  • Construcciones pesadas
  • Consultorías y software
  • Sector Público

Sin importar la industria, la función es la misma: organizar todas las acciones que forman parte del plan de la empresa

Ventajas y Desventajas del Sistema SAP

Ventajas

  • Flexibilidad. Ofrece a las empresas la creación de reglas en el sistema SAP. Esto hace posible la canalización de fallos y errores y el decidir a cuál empleado darle acceso al sistema.
  • Administración. Las empresas administran las transacciones financieras, los ciclos de vida de los productos y el suministro de actividades de cadena.
  • El sistema SAP es un software con funciones de análisis como la evaluación del desempeño, la información y la toma de decisiones.
  • Toma de decisiones. Analiza los datos de cualquier fuente y lleva a cabo la toma de decisiones colaborativa.
  • Actualización constante. Esta es una ventaja que en ocasiones podría ser un obstáculo para el desarrollo. Siempre se actualizan en función a los cambios del mercado o productividad, pero ese cambio genera costos.

Desventajas

  • Altos costos. Para poder utilizar y aplicar este sistema es necesario la adquisición de un software y hardware para ejecutar los programa en la empresa, además de este costo se debe agregar el de contratar un personal que se encargue de la tecnología y de la capacitación del personal. Adicionalmente debemos incluir los gastos continuos que genera el mantenimiento del sistema y las actualizaciones.
  • Complejidad. La complejidad con la que está construido el programa es una desventaja, ya que la mayoría de las empresas solo implementa una característica o función a la vez, continúan cuando los empleados ya se han familiarizado con el software. El proceso de implementación total puede tardar varios años.

Finalmente, podemos decir que el sistema SAP es muy beneficioso para cualquier empresa, ya que ayuda y permite el desarrollo de la misma. No importa si la empresa es pequeña o grande cualquiera puede utilizar este sistema para crecer y desarrollar sus funciones.

Créditos de Imágenes

Alicia Juarez

Contador Público de profesión y escritora en formación. mamá de Jonathan y Roxi. Amo el Cine, las manualidades, el diseño y la decoración. Vivo la vida un día a la vez. ¡Ser feliz es mi decisión!

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