6 Programas novedosos para mejorar los procesos de un negocio online en 2022

26 feb, 2022   |   de Kysbel Hidalgo   |   Emprendimiento, Herramientas

Una de las ventajas que tienen los negocios online frente a los tradicionales, es que su actualización y adaptación a las nuevas tecnologías es mucho más sencilla.

Si ya se dispone de unas bases digitales o si parte de la estructura ya se encuentra en formato digital, se pueden implementar nuevos softwares de forma más rápida.

No obstante, tener un negocio digital no es sinónimo de un funcionamiento óptimo ni de un aprovechamiento máximo de los recursos disponibles.

Existen muchos negocios online que aún arrastran viejos hábitos de los negocios tradicionales. Ya sea por desconocimiento o desinterés, no están aprovechando la gran oferta de programas para agilizar sus procesos.

Si crees que tu negocio online tiene aún margen de mejora o si crees que ya estás en su punto óptimo, te recomendamos seguir leyendo. A continuación encontrarás una lista de programas que quizás desconocías y pueden ayudar a agilizar los procesos de tu negocio.

6 Herramientas para optimizar los procesos de tu negocio online

1. Holded

Si hemos investigado un poco y hemos estado surfeando entre un gran listado de mejores software, seguramente hay un nombre que se ha repetido en casi todos: Holded

A menudo se suele englobar a Holded dentro de los programas de facturación y contabilidad. Si bien, es verdad que principalmente nace como tal, esta definición no le hace justicia.

Se trata de un programa de gestión integral que implica a todos los departamentos de la empresa.

Podría también decirse que se trata de un ERP, ya que nos ayuda a gestionar todos los recursos de la empresa. Desde la contabilidad, hasta las ventas y el inventario están conectadas y comparten una base de datos común.

No obstante, también puede funcionar como CRM gracias a sus complementos integrados e implementarse con otras herramientas para automáticamente compartir y volcar los datos.

Sea como sea que queramos utilizarlo, Holded nos ayudará a reducir el tiempo perdido solicitando información y documentación entre departamentos.

Al compartir una base de datos común, los cambios se verán reflejados automáticamente en cada sector, manteniendo siempre todo actualizado y disponiendo todo el personal de los mismos datos.

Además, cuenta con muchas herramientas para automatizar las tareas repetitivas, tanto en contabilidad como en facturación. En definitiva, Holded es una herramienta que, sin dudas, mejorará el sistema y funcionamiento actual de tu negocio.

2. Klippa

Hay muchos negocios que no pueden dar el salto y funcionar de manera 100% digital. Puede ser por antiguo arraigo a los documentos en papel, o por tener que lidiar con otros negocios o empresas que aún trabajan de manera analógica.

Si de verdad nuestro objetivo es ser digitales y optimizar nuestros recursos, es necesario abandonar definitivamente los documentos en formato físico.

Para ayudarnos en esta tarea, existen software de reconocimiento OCR como Klippa que nos ayudarán a decir adiós definitivamente a las pilas de hojas y documentos almacenados en nuestro negocio.

Su funcionamiento es sencillo: solo debemos adjuntar un documento y el programa se encargará de analizar, reconocer y volcar todos los caracteres en un nuevo documento digital.

Si bien hay un mínimo margen de error dependiendo de la calidad de la imágen, el resultado suele rozar la perfección.

Puede parecer una herramienta de un uso solo, pero Klippa, además, reconoce el tipo de documento y, en base a su estructura, extrae toda la información relevante.

Si, por ejemplo, lo integramos con el software de contabilidad que utilizamos, solamente tendremos que adjuntar la factura y los datos de la factura se volcarán de manera automática en el programa.

Gracias a Klippa podremos, finalmente, decir adiós de manera definitiva a los documentos en formato físico.

3. Microsoft Teams

El año 2020 ha puesto en evidencia la dependencia que gran parte de los negocios tenían del trabajo presencial.

Por suerte, también ha ayudado a que el proceso hacia la normalización del trabajo remoto haya dado pasos de gigante en muy poco tiempo. En gran parte, esto fue gracias a herramientas de comunicación como Microsoft Teams.

La comunicación es primordial en todo negocio, si queremos que las cosas funcionen bien, la comunicación interna debe ser fluida y ágil.

Ya sea si se trabaja de forma remota, presencial, o mixta, el uso de Microsoft Teams mejorará exponencialmente la manera de comunicarse.

Podemos realizar videollamadas, reuniones virtuales con o sin videollamadas, llamadas de voz normales o simplemente chatear. Sea cual sea nuestro método de comunicación, Teams nos ofrece una solución.

Es fácilmente integrable con los servicios de almacenamiento en la nube y los gestores de correo electrónico, por lo que podemos compartir archivos de manera sencilla y segura.

Además, está disponible para todo tipo de dispositivos y plataformas para que podamos siempre estar conectados y disponibles.

Microsoft Teams es la herramienta ideal para poder estar siempre a un clic de distancia de nuestros compañeros.

4. Asana

Así como hemos visto en el punto anterior la importancia de la comunicación, podemos decir que igual o más importante es la organización.

No se puede ser productivo o, al menos, no todo lo productivo que se puede llegar a ser, sin tener una estructura organizada en la que todos saben las tareas que tienen que llevar a cabo.

Para esto, es necesario que las tareas estén bien definidas, accesibles y documentadas. Asana es un tablero virtual que se encarga justamente de organizar y ayudarnos a visualizar las tareas que hay que llevar a cabo.

Cada tarea tiene tarjetas o paneles individuales en las que podemos añadir toda la información relevante sobre el tema. Una vez completa, solamente nos queda asignarla a quien corresponda y poner una fecha límite.

Al ser virtual, es accesible desde cualquier dispositivo en cualquier momento, por lo que es extremadamente cómoda.

Además, es muy intuitiva y gracias a los filtros que podemos aplicar y personalizar, podemos simplemente visualizar las tareas que nos competen o aquellas que son más importantes para un determinado momento.

De igual forma, Asana genera informes y permite monitorear las tareas del resto del equipo, para poder analizar y ver si hay algún departamento que no está funcionando como debería o alguna tarea no se ha entregado a tiempo.

Asana es el enemigo número uno de la desorganización. Si lo implementamos en nuestro negocio, veremos en poco tiempo los resultados favorables de su uso.

5. Semrush

En pleno siglo XXI debemos saber que el marketing es algo que no podemos darnos el lujo de descuidar. Aunque nuestro producto sea único y especial, si los clientes no lo conocen, jamás conseguiremos tener un número de ventas respetable.

La mejor manera de darnos a conocer es a través del SEO y el SEM. Si aún somos nuevos en este tema, lo mejor es centrarnos en el primero.

Se trata de optimizar nuestra página web para que aparezca entre los primeros resultados de los buscadores. Y Semrush es la herramienta ideal para esto.

Es un programa muy intuitivo que, primero, analiza nuestra página web y negocio online. A raíz de eso, genera informes y nos dice donde hay fallos y que cosas se pueden mejorar.

No se limita a eso, también analiza y monitorea en tiempo real las métricas de nuestra web para encontrar fallos o mejoras. A la vez, analiza la competencia y nos aconseja qué palabras clave podemos utilizar y cuáles tendrán mejor resultado.

Si queremos también embarcarnos en el SEM, o el posicionamiento a través de la publicidad, Semrush, como su nombre indica, incluye herramientas integradas para ayudarnos a elegir la mejor opción.

En definitiva, sea cual sea la estrategia de marketing por la que queramos decantarnos, Semrush nos ayudará a tomar la decisión más adecuada y rentabilizarla al máximo.

6. Mailchimp

Fidelizar clientes no es sencillo; sin embargo, puede ser la clave del éxito o fracaso de nuestro negocio. Por eso debemos analizar y llevar a cabo estrategias que nos permitan realizarlo de la manera más sencilla posible.

El Mailing es una de las opciones que mejores resultados ha dado estos últimos años a la mayoría de los negocios.

Un mail con contenido de calidad, relevante, personalizado e incluyendo, si es posible, una oferta especial, hará que nuestros clientes estén felices e interesados en nuestro producto.

No es posible hablar de mailing sin mencionar a Mailchimp, la herramienta más completa para automatizar el envío de mails.

No se trata solamente de un programa para enviar mails masivos, sino que nos permite volcar la base de datos de nuestro CRM para personalizar el contenido y adaptarlo a cada cliente, haciendo que sea mucho más dinámico y actuando a su vez como un gestor de campañas de marketing personalizado.

En este sentido, podemos administrar listas, modificar contenido y programar los envíos de cada email de acuerdo a nuestras necesidades. También nos ofrece informes para poder saber si la campaña está dando sus frutos o, por el contrario, debemos modificar algún aspecto para poder captar la atención de nuestros clientes.

En definitiva, si lo que queremos es fidelizar y crear una comunidad de clientes con nuestra marca, el mailing es la mejor opción. A su vez, Mailchimp es la mejor opción para generar una campaña de mailing de calidad y efectiva sin morir en el intento.

Créditos de Imágenes

Kysbel Hidalgo

Abogada y Consultora Técnico en Criminalística de profesión. Redactora de Contenido e Ilustradora freelancer. Petite, seriéfila y metódica. Adoro leer manga, las tortugas y la F1. ¡Viviendo cada día con hidalguía!

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