¿Cómo ORGANIZAR el TIEMPO si eres AUTÓNOMO?

17 mar, 2020   |   de Kysbel Hidalgo   |   Consejos, Estilo de vida, Vida Freelancer

En ocasiones, parece que 24 horas no son suficientes. Trabajamos incansablemente durante la mayor parte del día y entrada la noche, notamos como seguimos teniendo la misma cantidad de trabajo acumulado. Por suerte, esta situación puede corregirse fácilmente si contamos con buenas técnicas para la gestión del tiempo.

Aprovechad el tiempo que vuela tan aprisa; el orden os enseñará a ganar tiempo.

Johann Wolfgang Von Goethe

Una mala costumbre que se atribuye a los autónomos, es no establecer un horario de trabajo. Esto sólo los lleva a trabajar más horas de las necesarias o a procrastinar. A su vez, esta situación se duplica cuando se trabaja desde casa. Aunque el verdadero problema se presenta cuando debido a esa mala gestión, la ansiedad, el estrés y el agotamiento nos abruman tanto que indicen en la calidad final de nuestro trabajo.

La premisa de ser autónomos es aumentar la satisfacción profesional, mientras hacemos lo que nos gusta. Por este motivo les proporcionaremos herramientas de gestión de tiempo y técnicas que los ayudarán a mejorar su productividad, organización y administración. ¡Vamos a ello!

Importancia de la gestión del tiempo

Convertirse en autónomo no sólo significa ser nuestro propio jefe, también que tendremos que llevar a cabo los trabajos menos glamorosos como contactar clientes, adquirir materia prima o gestionar nuestra agenda. La carga laboral de todos los puestos de trabajo de un negocio, recaerán únicamente en nuestros hombros. Lo que significa que, si no administremos correctamente el tiempo no podremos cumplir con los plazos de entrega.

Para un autónomo, es indispensable tener un horario de trabajo establecido. En este, deberá especificar los días de la semana en los que laborará, así como la cantidad de horas diarias. De lo contrario, en lugar de trabajar 40 horas por semana, terminará trabajando 24 horas al día.

El principal problema de la mala administración del tiempo es que, en los periodos de descanso nuestro cerebro no dejará de pensar en el trabajo pendiente. No importará si estamos en una reunión familiar, en un cumpleaños o intentando dormir; nuestra mente no parará de dar vueltas. Esta situación puede conducir a potenciales problemas de salud, relacionados al estrés, cefaleas o incluso depresión.

La gestión del tiempo para autónomos permite la correcta organización de las horas laborales, en función de las tareas programadas para cada día o incluso semana. Esto permite tener el tiempo suficiente para realizar cada asignación holgadamente, sin necesidad de correr. Así como de disponer de tiempo para recrearnos y descansar apropiadamente, para comenzar con un nuevo día.

Técnicas para la gestión del tiempo

Organizar el tiempo puede convertirse en una tarea sencilla si contamos con las técnicas y herramientas correctas. Estas pueden facilitar nuestro día a día no solo como autónomos, sino como individuos. Para aprender cómo gestionar el tiempo eficientemente, tomen nota.

1) Calcular más tiempo del estimado

No sabemos cuándo un proyecto se puede complicar; por tal motivo conviene estimar 1 o dos horas más al tiempo que estimamos nos tomará desarrollarlo. Incluso en tareas en las que tengamos pleno conocimiento de su durabilidad, conviene añadir 30 minutos. De esta forma siempre terminaremos a tiempo y podremos corregir cualquier imperfección.

2) Olvidar la multitarea

Dividir nuestra atención en varias tareas, solo logrará que no terminemos ninguna. La manera correcta es desarrollar un proyecto por vez, proporcionándole la atención necesaria a cada uno. Por otro lado, finalizar un proyecto antes de iniciar otro, siempre nos motivará más que tener varios en desarrollo.

3) Bloquear las distracciones

Posiblemente no exista un ladrón de tiempo más poderoso que nuestros móviles; en lo posible, intenten mantenerlo en silencio o directamente en modo avión. De esta manera evitarán las constantes llamadas telefónicas, los mensajes, las notificaciones de las redes sociales o del correo.

Para gestionar el tiempo correctamente, es preciso instaurar un horario específico para contestar correos, llamadas o mensajes relacionados al trabajo. Lo más aconsejable es hacerlo antes de iniciar la jornada laboral y al finalizar.

4) Crear una lista de pendientes razonable

Las listas de tareas nos permiten conocer qué debemos hacer durante el día, de esta manera no olvidaremos nada. Al crearla, es imprescindible que incluyamos tareas urgentes, prioritarias o cuyos plazos estén próximos a vencerse. Pero lo más importante es que, debe ser una lista racional y alcanzable. No incluyan 20 tareas si saben que solo podrán hacer 5, lo ideal es organizarnos de acuerdo a nuestras capacidades. Adicionalmente, conviene tener la lista de tareas cerca para observarla cuando haga falta.

5) Tener horario fijo

Lo idea es establecer un horario diseñado en función del trabajo que poseamos, así como de los quehaceres diarios que tengamos en casa. Un horario nos proporciona múltiples beneficios, como una rutina estable, una mejor organización y nos aleja del exceso de trabajo que puede acabar por deteriorar nuestra salud y vida personal. A su vez, nos permite controlar los “horarios flexibles”, como trabajar un fin de semana para culminar un proyecto importante o, no trabajar entre semana por algún evento personal.

6) Tener tiempo personal

Para los autónomos que trabajan en solitario, la agenda es tanto profesional como personal, por lo que es necesario dejar tiempo libre para los asuntos personales y para la recreación. Los trabajadores autónomos pueden caer fácilmente en una espiral de estrés y de sobreexposición al trabajo, por lo que se aconseja encarecidamente reservar tiempo para realizar alguna actividad que resulte gratificante y haga subir los niveles de serotonina en el organismo. El bienestar es fundamental, para que la calidad del trabajo sea óptima.

7) Priorizar actividades

Utilizando herramientas como el método Kanban o un tablero en Trello, podemos realizar un cuadrante donde aparezcan todas las tareas pendientes seccionadas según su grado de prioridad. Con este sistema evitaremos desarrollar actividades para las que dispongamos de mucho tiempo, mientras las próximas a vencer sigan en ejecución. Lo mejor es que evitaremos circunstancias que puedan derivar en crisis.

8) Primero lo que menos nos gusta

Está demostrado cómo realizar primero las actividades que menos nos gustan, aumenta nuestra productividad. Esto se debe a que atacaremos con toda la energía esa tarea y aunque luego estemos cansados, realizaremos el resto de las actividades sin complicaciones.

9) Utilizar el calendario


Aunque la mayor planificación se debe realizar por día, lo ideal es organizar la semana entera. De esta forma podremos distribuir las distintas tareas que tengamos pendientes, en función del tiempo disponible. Además, si tenemos reuniones con clientes u otras citas, conviene más tener una organización a largo plazo. El objetivo es conocer qué hay que hacer y cuándo.


10) Espacio de trabajo acondicionado

Es indispensable disponer de un espacio delimitado para trabajar, nada de hacerlo desde la cama o en el sofá. Trabajar en lugares relacionados al descanso, pueden llevar a una confusión neuronal de nuestro subconsciente, que traiga consecuencias relacionadas al desorden del sueño.

El espacio de trabajo deberá estar equipado con las herramientas que utilicemos regularmente. A su vez, deberá estar en la medida de lo posible alejado de las distracciones; en especial si trabajos desde casa.

Herramientas de gestión del tiempo

La tecnología nos permite agilizar muchas de nuestras tareas diarias. Actualmente, existen muchas aplicaciones y herramientas online dirigidas a la organización (Wunderlist, Do It Tomorrow, OmniPlan o Nozbe), a la gestión del tiempo (Jira, Toggl o Google Calendar) o softwares colaborativos corporativos (Microsoft Teams o Slack). Las más recomendadas son:

  • Trello: Esta herramienta permite crear diversos espacios de trabajo denominados “tableros”, en los que podemos organizar columnas de acuerdo al sistema de producción que utilicemos regularmente (ejemplo: por hacer, en proceso, finalizado). Además, podemos crear tarjetas para cada tarea pendiente, cliente o actividades por realizar. Su principal ventaja es la representación visual del estatus del trabajo en general, lo que permite una mejor organización.
  • Evernote: La aplicación perfecta para tomar nota de ideas o tareas pendientes. Podemos acceder a ella desde móvil, ordenador o tablet; lo que facilita la organización sin importar el lugar en el que nos encontremos.
  • Declarando: Este software permite llevar el control de la facturación de una manera sumamente sencilla, por lo que una vez llegado el momento de declarar impuestos, solo tendremos que hacer un par clics y obtendremos un archivo organizado sin necesidad de ocupar tantas horas haciendo esta labor.
  • Headspace: Se ha comprobado que trabajar muchas horas continuas es contraproducente, debido a que nuestra capacidad de productividad disminuye. Por tal motivo, es necesario tomar recesos de 10 minutos aproximadamente cada hora. Esta aplicación permite relajar nuestra mente en ese lapso de reposo; de esta manera, seremos capaces de regresar al trabajo recargados.

Deben tener presente que los métodos antes señalados, funcionarán en mayor o en menor medida, dependiendo de la persona. Todos tenemos cargas laborales o familiares diferentes, por lo que es imprescindible que adecuemos las técnicas para la gestión del tiempo a nuestro estilo de vida.

Aprovechen las herramientas de gestión del tiempo que, les permitirán alcanzar sus objetivos con mayor facilidad. Por otro lado, consideren la gestión del tiempo para autónomos como un recurso indispensable, más que como una obligación; ya que gracias a esta, obtendrán resultados increíbles a corto y largo plazo. Los beneficios pueden ir desde una mayor rentabilidad o aumentar la facturación, hasta tener más tiempo para disfrutar con plenitud de las horas de descanso y diversión.

John Fitzgerald Kennedy decía “utilicemos el tiempo como una herramienta, no como vehículo”. Porque no necesitamos trabajar 24 horas para ser más exitosos, basta con que sepamos gestionarnos.

Créditos de Imágenes

Kysbel Hidalgo

Abogada y Consultora en Criminalística de profesión. Redactora de Contenido y Artista Gráfica freelance. Petite, seriéfila y metódica. Amante de los dulces, el manga, las tortugas y la F1. ¡Viviendo cada día con hidalguía!

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