Proverbio japonés
Actualmente el mercado se encuentra trabajando a un ritmo tan acelerado, que en ocasiones resulta difícil seguir el ritmo. Esta situación a llevado a empresas de todos los tamaños, a tomar decisiones apresuradas y a reajustar planes de producción sobre la marcha. Muchas veces estas tareas resultan sumamente complejas, sobre todo si se carece de un buen sistema de gestión. Afortunadamente, existen metodologías que nos ayudan a gestionar eficazmente cualquier negocio con tan solo aplicar unos simples pasos.
Este es el concepto del cual parten los valores Kanban, una metodología de agilización de procesos que permite lograr una mejor organización. Los fundamentos de la metodología Kanban se originaron a partir de las necesidades propias de una compañía, para organizar su proceso de producción e identificar las carencias en la misma. Por lo que está especialmente recomendado, para quienes necesiten conocer su flujo de trabajo, priorizar tareas y tener una mayor flexibilidad de su work in progress.
Si el objetivo es lograr una mayor organización, reducir la burocracia, flexibilizar la toma de decisiones y brindar el máximo poder de conocimiento a los miembros de los equipos, es hora de saber el porqué usar Kanban.
El término Kanban está relacionado al concepto de las metodologías ágiles, cuyo objetivo principal es gestionar eficientemente el proceso que permite completar las tareas dentro de un negocio.
Kanban, es una palabra japonesa compuesta por dos kanjis; kan que significa “visual” y banque quiere decir “tarjeta”. Por lo tanto, el término se refiere a las “tarjetas visuales”; lo que para nosotros viene a ser los anuncios o letreros.
Su funcionamiento se basa principalmente en el uso de tarjetas (generalmente post-its) para gestionar visualmente, la realización de las diversas tareas y procesos dentro de un plan de negocios.
Tiene su origen a finales de los años 40, cuando la compañía automotriz Toyota, implementó un sistema de producción denominado just-in-time (justo a tiempo); el cual tenía como objetivo producir en función de la demanda del cliente e identificar las posibles carencias de material dentro de la línea de producción. Pero no es hasta que el ingeniero de Microsoft, David J. Anderson; nota como este método ideado por Toyota puede convertirse en un proceso aplicable a cualquier tipo de compañía que necesite organización.
El método que utiliza Kanban se basa en un sistema de arrastre, donde una tarea se divide en múltiples procesos, cada uno, se identifica con su propia tarjeta que indica el estatus en el que se encuentra, dentro del tablero que conforma el trayecto total de la tarea.
Toyota se alejó del método de producción pull, el cual consiste en fabricar productos, para posteriormente intentar venderlos a los consumidores. Decididos a innovar, sentaron las bases de lo que hoy conocemos como lean manufacturing; es decir, basar su producción entorno a las demandas de los clientes, reduciendo así las pérdidas sin afectar la producción. Por tal motivo, generaban mayor valor para los consumidores sin generar más gastos para la compañía.
Aplicar esta metodología es muy sencillo y puede actualizarse cuantas veces se desee, hasta que logre acoplarse a las necesidades de cada compañía. Para los equipos de trabajo, resulta sumamente fácil adaptarse a su funcionamiento, además se encuentran constantemente informados de lo que ocurre durante todo el proceso, con tan solo mirar el tablero de trabajo.
Kanban es una metodología ágil, que se diferencia de sus similares por presentar características propias y singulares. Algunas de estas son:
Antes de implementar un nuevo modelo metodológico en nuestros proyectos, debemos tener conocimiento de los beneficios que podrán aportarnos, al igual que los potenciales daños que podría generar. Conozcamos a continuación, las ventajas y desventajas de la metodología Kanban:
Actualmente podemos decir que no hemos encontrado ninguna desventaja o potencial problema, que involucre la implementación de la metodología Kanban en un negocio.
El Kanban lleva décadas vigente, gracias a los múltiples beneficios que es capaz de aportar a quienes lo implementan. Dentro de los más destacados, tenemos la facilidad con la que resulta utilizarlo, así como su actualización o personalización para cada persona, proyecto o empresa.
Para ello, únicamente tendremos que crear un tablero de tareas, en el cual podamos añadir múltiples tarjetas que permitan gestionar eficientemente los pendientes. De esta manera, obtendremos una mejora considerable en el flujo de trabajo y alcanzaremos un ritmo sostenible. Ahora bien, para configurar la estrategia de Kanban debemos:
Para comenzar, hay que crear un tablero de trabajo. Este deberá ser visible y accesible para todos los miembros del equipo, deberá contar con varias columnas, cada una representando los distintos estados por los que pasa una tarea antes de ser completada, de esta manera se tendrá pleno conocimiento del estado en la cual se encuentra.
El modelo de ciclo de vida Kanban, define que el tablero más básico utilizado está conformado por 3 columnas: por hacer, en proceso y finalizado. A su vez, puede ser personalizado a gusto, como por ejemplo: diagnostico, definición, clasificación, desarrollo y testeo.
Aunque los métodos SCRUM y Kanban guardan muchas diferencias, mayormente en la gestión de la definición del flujo de trabajo; comparten una base en el principio de desarrollo incrementa. Esto quiere decir que, ambos dividen el trabajo en distintas secciones para una mejor ejecución, por lo que dentro de la metodología Kanban, no se habla de una tarea como tal, sino de muchas partes que la conforman y de esta forma se agiliza el proceso de producción.
Generalmente, cada una de las partes recibe un post-it que se pega en el tablero según su fase correspondiente, donde se escribe la información básica, una pequeña descripción o el lapso de tiempo estimado para su realización, de esta manera el equipo tendrá pleno conocimiento de la carga total que supone el trabajo. El tablero se puede personalizar, añadiéndole fotos de los responsables asignados para cada labor, así como distintos elementos que complementen las tareas (por ejemplo, una cinta que una a dos post-it a modo de puente, como indicativo de que una tarea depende de otra para finalizarse).
El objetivo final de la visualización, es tener un panorama claro y preciso sobre el trabajo a realizar. Sean las tareas que se encuentren pendientes asignadas a los miembros del equipo, las prioridades o los objetivos a lograr.
Este es el lema de la metodología Kanban y significa que se debe priorizar el trabajo que se encuentra en ejecución, antes de comenzar con nuevas tareas. El sistema indica que el trabajo en curso debe ser limitado, para evitar perder innecesariamente tiempo realizando muchas tareas a la vez y que sea más difícil ejecutarlas correctamente.
Por otro lado, cada miembro del equipo debe tener una cantidad máxima de actividades asignadas por fase, como forma de evitar la saturación del proceso. Para ello, se deberá definir cuál será el número máximo de tareas en cada una de las fases, además se debe recordar que, no se debe iniciar ninguna nueva tarea sin antes haber finalizado la anterior.
Podemos mezclar tareas y proyectos, por lo que los miembros del equipo tendrán un constante flujo de trabajo. Esto permite tener un seguimiento pasivo de las tareas más importantes que se encuentran en desarrollo, a su vez, se tiene a disposición la posibilidad de vaciar información actualizada sustraída del seguimiento del trabajo realizado.
Pase a ser un método originado en los años 40, la vigencia del modelo de ciclo de vida Kanban sigue siendo una medida ventajosa para particulares, negocios o compañías; en razón de que la posibilidad de cambiar flexiblemente de prioridades en cualquier momento del proceso, brinda nuevas formas de llegar a los objetivos establecidos.
Estas particularidades, sumada a la facilidad de su implementación y a los fundamentos de la metodología Kanban de no dejar nada a medias tintas; es la manera ideal para organizar ágilmente los procesos internos.
En este sentido, se recomienda aplicar los valores Kanban especialmente en compañías que ameriten una reestructuración basada en la priorización de entregas de tareas o en la supervisión del trabajo de los miembros del equipo. Medidas que les servirán para eliminar distracciones, finalizar ágil y correctamente los procesos, así como disminuir sobreproducciones que generen perdidas de tiempo y capital.
Créditos de Imágenes
Kysbel Hidalgo
Abogada y Consultora Técnico en Criminalística de profesión. Redactora de Contenido e Ilustradora freelancer. Petite, seriéfila y metódica. Adoro leer manga, las tortugas y la F1. ¡Viviendo cada día con hidalguía!
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