Los peores ladrones del tiempo de los freelancers y cómo derrotarlos

03 jun, 2019   |   de Kysbel Hidalgo   |   Consejos, Estilo de vida, Vida Freelancer

En el momento en el que decidimos convertirnos en freelancers, estamos tomando una decisión sumamente valiente. En vista de que, debemos renunciar a nuestro empleo y salario fijo, para pasar a ser nuestros propios jefes y tener pagos sin orden de tiempo. Ser autónomos, se convierte para muchas personas en su empleo ideal; en vista de que, realizan los trabajos que desean, establecen por si mismos sus tarifas y fijan sus propios horarios laborales. Es decir, se tiene la libertad de hacer todo, según los gustos personales.

Los problemas se presentan cuando luego de un largo día de trabajo, nos damos cuenta que no hemos terminado con el proyecto previsto para el día, no llegamos a los plazos de entrega o perdemos dinero. Para un freelancer, el tener una gestión eficaz del tiempo, es tan fundamental como la calidad de su trabajo; porque determinará cuántos proyectos puede tomar, el tiempo que llevará finalizarlos y hasta la tarifa a cobrar.

En este artículo trataremos sobre los peores ladrones del tiempo para un freelancer, como administrar el tiempo eficazmente, herramientas para administrar el tiempo, entre otras pequeñas pautas, que sin dudas les ayudarán a gestionarse de forma óptima. No perdamos el tiempo ¡comencemos!

Un hombre que se atreve a perder una hora de su tiempo, no ha descubierto el valor de la vida

Charles Darwin

Ladrones del tiempo: Actividades que todo freelancer debe evitar

Redes sociales

Disponer de una social media, puede quitarnos mucho tiempo si no sabemos administrarnos. Muchos autónomos ingresan a sus cuentas para realizar tareas puntuales y luego de llevarlas a cabo, pueden permanecer por mucho tiempo en completa distracción. Bajando de esta manera la productividad y perdiendo mucho tiempo.

La forma correcta de realizar esta acción, es fijando metas realistas, así como plazos para llegar a ellas.

Buscar información

Seguramente en algún momento les ha ocurrido: ingresan a su buscador favorito, tipean el tema de su interés y abren la página con la información. Al leer el contenido, no entienden un significado, lo investigan y al cabo de unos minutos, se dan cuenta que han abierto 10 páginas diferentes y que ya no están investigando sobre el tema principal.

Afortunadamente, actualmente existen sitios en los que podemos encontrar información completa y detallada, como nuestro blog Mente Diamante. También existen páginas en las cuales es posible encontrar información, según sea el tema, como Reddit o Quora.

Navegar por internet

Similar a la situación anterior; este es un grave problema tanto para freelancers, como para cualquier persona que desee ser productiva al momento de realizar sus tareas. Consiste en perderse en temas triviales que encontramos en internet y ocurre mayormente cuando nos sentimos fatigados o cansados.

Teléfono móvil

Aunque los teléfonos son una fuente de distracción para casi cualquier persona, para los freelancers esta distracción se incrementa en casi un 50%. En razón de que, deben realizar la comunicación empresarial, lo que les hace perder mucho tiempo constantemente. Existen dos maneras en las que es posible combatir esta situación:

  • De forma radicalmente: Desactivando las distracciones en su totalidad; es decir, apagando el móvil por días completos para tener la posibilidad de realizar todas las tareas pendientes sin distracciones.
  • De forma equitativa: Desactivar las notificaciones o apagar el móvil por un par de horas al día, mientras se realizan las tareas más complejas.

La pereza

Hay días donde nuestro cuerpo no funciona tan eficientemente como debería, por lo que, al ser freelancers, nos tomamos el día para descansar. Esto no es un problema en sí, somos humanos y al trabajar, es necesario que tengamos horas de descanso para que la mente y el cuerpo se recuperen. El problema viene, cuando le tomamos el gusto a esos días libres. Para crecer productivamente, un negocio requiere trabajo y esfuerzo, por lo que no podemos permitir que la pereza nos seduzca.

La procrastinación

Posiblemente sea el principal enemigo de los freelancers que recién se están iniciando. La procrastinación es un mal hábito, que consiste en postergar las tareas pendientes, bajo la creencia de que se posee tiempo de sobra para realizarlas. La realidad es, que ninguna persona tiene el poder para controlar los imprevistos, por lo que tener una buena gestión del tiempo, puede ayudarnos a prever cualquier infortunio, dándonos margen para corregir errores y así evitando quedar mal con nuestros clientes.

El establecer metas y fijar un horario laboral, nos permitirá mantener un equilibrio entre nuestra vida y el trabajo.

Los malos clientes

Causantes de gran pérdida de tiempo y estrés. Es el cliente que nadie desea, no valora nuestro trabajo, exige cambios constantemente pese a tener objetivos sobre lo que se realizará, tarda en responder, pide descuentos cuando ya se ha establecido una tarifa y siempre encuentra la manera para demorar el pago (o sencillamente, no pagar).

Es posible que como freelancers, en algún momento de su carrera se encuentren con un cliente así y pierdan el interés en seguir siendo autónomos. No tienen porqué desanimarse, es posible evitar a este tipo de clientes, aunque a veces alguno se cuele sin que lo podamos evitar.

Lo mejor que podemos hacer es:

  • Satisfacerlos: Al encontrarnos en una situación en la que necesitamos urgentemente un trabajo, es posible que aceptemos trabajar para un cliente malo. Lo mejor en ese caso sería decir que sí a todo, para evitar discusiones y así esperar pacientemente a que nos paguen al final del proyecto. Dejar que el cliente sienta que tiene el control de la situación, les imprimirá calma, por lo que no deberían agobiarnos tanto.
  • Evitarlos: La opción más sana para nuestra salud mental (de ser posible llevarla a cabo). Al momento en el que detectemos, que un cliente podría ser difícil y de que nos quitará mucho tiempo, a la vez que nos genera estrés. Es mejor declinar su oferta amablemente.
  • Educarlos: Esta opción pondría a prueba nuestra paciencia y determinación, ya que, estaríamos batallando con las costumbres del cliente. Para salir victoriosos de una situación como esta, debemos tener autoridad y demostrarle a nuestro cliente, que somos capaces, que valemos nuestra tarifa y que todo se desarrolla según lo planeado. El obtener resultados, será la clave, en razón de que el cliente verá que nuestro método es el ideal, para lograr el objetivo deseado.

La desorganización

No sólo la ven los clientes, sino que entorpece nuestro trabajo. Un escritorio desordenado, documentos donde no deberían estar, una oficina desorganizada; todo contribuye a ralentizar nuestro desempeño laboral. La pérdida de tiempo se manifiesta, al momento en el que perdemos más minutos de lo debido en encontrar lo que necesitamos. En su mayoría, si un cliente ve que el profesional es desordenado, se retractará de su contratación.

Al mantener ordenadas las finanzas, información y los tiempos, estarán contraatacando enemigos como la procrastinación y las finanzas desordenadas.

El estrés

Se ha comprobado que el estrés puede ser mortal, en vista de que puede causar: depresión, insomnio, úlceras, sobrepeso, problemas cardíacos, problemas hormonales y hasta se puede llegar a desarrollar cáncer. Enfermar conllevaría a una gran pérdida de tiempo, pero el problema es que pondríamos en riesgo nuestra vida. El estrés es un ladrón de tiempo, porque aparece cuando sentimos que no somos capaces de solucionar nuestros problemas y nos comenzamos a sentir agobiados por cada actividad que realizamos. Cada ladrón de tiempo puede llevarnos a desarrollar estrés y por ende, todo lo que trae consigo.

La falta de metas

El no tener metas establecidas, presenta un ladrón de tiempo para un freelancer, en vista de que no le permitirá crecer y desarrollarse debidamente. Este enemigo puede convertir una carrera exitosa que se lleva a cabo gustosamente, a un hobby al que dejamos de lado procrastinando.

Es fundamental, que desde el momento en el que decidimos hacernos freelancers, fijemos nuestras primeras metas. Nuestro negocio debe tener objetivos claros, que además deben estar agendados como recordatorio de que siguen ahí. La falta de metas puede conducirnos a: no ser constantes con nuestro emprendimiento, poner en riesgo nuestra economía y arruinar nuestra reputación.

Si aún no hemos visualizado nuestras metas y no hemos fijado nuestros objetivos a lograr, es vital que lo hagamos enseguida, ya que, estos serán los pilares fundamentales que nos mantendrán a flote, en esos días en los que pensemos en volver a ser empleados. El potencial de crecimiento que tengamos como freelancers se verá reflejado en nuestras aspiraciones, decisiones y en lo que logremos con cada proyecto.

10 consejos para gestionar el tiempo siendo freelancer

Hemos conocido las actividades que perjudican, no sólo nuestro negocio, sino también la manera en la que empleamos nuestro día. Son muchas, por lo que tener consejos para gestionar mejor nuestro tiempo, sin dudas nos ayudará a alcanzar nuestras metas y objetivos, a la vez que gozamos de un buen equilibrio entre nuestra vida y trabajo. Tomemos nota de estos 10 consejos para mejorar la gestión del tiempo siendo freelancers.

  1. Eficiencia + Interés= Buenos resultados: Un pequeño beneficio que obtenemos al ser freelancers, es que en algunos casos, podemos elegir nuestros trabajos. Al aceptar proyectos que despierten nuestro interés, que tengan plazos realistas y que provengan de clientes entusiastas; evitaremos distraernos, ya que, con gusto realizaremos nuestra labor.
  2. Establecer un horario para actividades distractoras: No es necesario que revisemos nuestro correo electrónico cada 2 minutos; la mejor manera de administrar el tiempo es haciéndolo 3 veces al día. En la mañana antes de comenzar a trabajar, a mediodía justo antes de la pausa para almorzar y en al final de la jornada laboral. Adicionalmente, pueden elegir el grado de prioridad que deseen responder según el horario; es decir, correos prioritarios al inicio y al final del día, dejando los que requieran una respuesta rápida para la hora de la comida.
  3. Ser realistas con la lista de pendientes: Una excelente manera de tener nuestras prioridades en orden y de conocer los deberes que debemos realizar en determinado momento, es creando una Lista de Tareas por Hacer. De esta forma no perderemos tiempo, cada vez que queramos iniciar con una nueva actividad. No obstante, la misma debe ser creada con lapsos reales acorde a nuestras capacidades. No debemos enlistar 10 tareas diarias, cuando sabemos que sólo podremos realizar 4.
  4. Conocer en qué invertimos cada segundo de nuestro día: Uno de los principales atractivos del ser autónomos, es el de poder establecer nuestro propio horario de trabajo. El problema se manifiesta, cuando llega el final del día y descubrimos que no hemos realizado ni la mitad de nuestras tareas pendientes. Por lo que es fundamental, el saber cómo empleamos nuestro tiempo para no sólo evitar disgustos, sino que también, corregir fallos de gestión.
  5. Dividir y vencer: Para evitar sentir agobio ante proyectos muy grandes, es ideal dividirlos en tareas más pequeñas. Podemos realizar minitareas de 2 horas cada una, que al unificarse conformen el gran proyecto en el que trabajamos. Esta es una de las técnicas para administrar el tiempo más eficaz para los freelancers, ya que, no sólo juega un papel fundamental en cuanto al evitar la fatiga mental y que decaiga la productividad; sino que además, nos permite cerciorarnos de que las tareas y desarrollos se ejecuten correctamente.
  6. Saber cuándo decir “no”: Un grave error que cometen muchos freelancers en sus inicios, es aceptar todos los trabajos que les ofrecen. Lo cual les trae como consecuencias: no cumplir con los plazos, agobio, bloqueo mental, problemas con los clientes, entre otros. Debemos ser conscientes sobre la cantidad de trabajo que podemos realizar en determinado momento. Debemos recordar, que la calidad siempre debe ir antes que la cantidad.
  7. Facturar semanalmente: En la mayoría de los grandes proyectos, los clientes solicitan que se les entregue un objetivo semanalmente. Por lo que queda a nuestra discreción el administrar el tiempo, en función de cumplir con el objetivo que debemos entregar al cliente al finalizar la semana. En teoría, este sistema representa una ventaja; ya que, si el cliente no da sus valoraciones, el contrato de igual manera estipula que el pago debe ser entregado. Además, este sistema puede ser adaptado a facturación por objetivos alcanzados.
  8. Gestionar el tiempo acorde a nuestro trabajo: Al momento de gestionar nuestro tiempo, debemos tomar en consideración qué tipo de especialista somos. En razón de que, existen freelancers a los que sólo les es posible realizar 1 labor a la vez, porque requieren máxima concentración en la misma. Mientras que hay otro tipo de freelancers, que pueden permitirse trabajar en varios proyectos a la vez, sin comprometer sus otros trabajos.
  9. Tener un estado óptimo: Todo freelancer debe ser capaz de gestionar su tiempo vida/trabajo, para que tanto la mente como el cuerpo sean capaces de iniciar la jornada laboral, de manera eficiente. Se debe tomar en consideración: el dormir un mínimo de 7 horas al día, tomar una siesta de 30 minutos (de ser necesaria), alimentarse correctamente, vaciar la mente de preocupaciones, tomar suplementos multivitamínicos, entre otros. Todo en pro de mantener óptimo nuestro estado de salud y evitar desarrollar estrés. También nos puede ser de ayuda: tener un momento al día donde podamos ver una serie o película, realizar alguna actividad física o leer un libro de nuestro agrado. Cualquier hobby que nos haga pensar en otra cosa que no sea trabajo.
  10. Recrearse cada cierto tiempo: Sí, estamos tratando sobre cómo evitar distraernos y ahora les aconsejamos que se distraigan. Existen estudios que demuestran que la atención comienza a disminuir a los 25 minutos, de que comenzamos a realizar una labor. Dependiendo de cómo sea nuestro grado de concentración, debemos establecer lapsos de trabajo y de descanso. De esta manera, la mente se aligera y regresa a un estado óptimo para seguir desempeñándose. Muchos freelancers eligen en sus periodos de recreación, ingerir una pequeña merienda o incluso, realizar un par de posturas de yoga.

Si lo han notado, estos consejos no sólo les pueden ser de utilidad si son freelancers. Pueden servirle a casi cualquier persona que desee administrar mejor su desempeño y hasta son posibles de aplicar a nuestra vida familiar, sobre todo cuando vivimos solos o somos padres.

Herramientas para administrar el tiempo como un profesional

Los consejos que desarrollamos con anterioridad, pueden ir de la mano con estas herramientas, que facilitarán que podamos llevarlos a cabo de la manera correcta. Conozcamos algunas aplicaciones, métodos y sistemas, que pueden ayudarnos a lograr nuestras tareas diarias con éxito y eficiencia:

  • Hey Focus – Be Focused Pro: Algunas aplicaciones pueden ayudarnos a mantenernos enfocados. Sí, tal vez estén pensando que es contradictorio utilizar apps, cuando precisamente queremos evitar distraernos con una. Pero esa es la función de aplicaciones como Hey Focus o Be Focused, las cuales están diseñadas para que nos mantengamos concentrados y evitemos tener escapadas furtivas a redes sociales.
  • The Emergent Task Timer: Consiste en una línea de tiempo impresa, la cual se va llenando intermitentemente en el transcurso de la jornada laboral. A medida que surgen tareas en las cuales debemos trabajar, las escribiremos en la parte superior de la línea de tiempo; mientras que las distracciones que vayamos teniendo, las escribimos en la parte inferior. Esta es una gran manera de determinar, qué consume nuestro tiempo y tal vez, hasta de darnos cuenta de los malos hábitos de los que no somos conscientes.
  • Todoist: La aplicación perfecta para administrar las listas de tareas pendientes. En ella podemos recibir recordatorios matutinos sobre las tareas pendientes para cada día, además nos permite tener una vista general para toda la semana, permitiendo gestionar las mismas de una manera eficiente.
  • Matriz de Eisenhower: Conocida también como Matriz Urgente-Importante. Es en esencia, una lista de tareas subdividida en 4 bloques: realizar primero, programar, delegar y no hacer. Nos permite organizar nuestros pendientes, brindándonos una mejor perspectiva en cuanto a la prioridad e importancia de los mismos, ahorrándonos muchísimo tiempo en decisiones.
  • Harvest – Timely – Billings Pro: Las apps de seguimiento del tiempo más populares entre los usuarios. Con ellas no sólo podemos hacer el seguimiento de nuestro tiempo de manera automática; sino que además, aplicaciones como Billings Pro permite conocer los procesos facturables y los que no. Por lo que nos puede facilitar la tarea de determinar, cuánto tiempo y presupuesto, nos lleva realizar la misma. En cuanto a las herramientas que posee Harvest, destaca su capacidad para cuantificar el tiempo que dedicamos al realizar una tarea, incluso si no trabajamos por hora, nos puede ser de utilidad para en el futuro conocer cuándo debemos aumentar nuestras tarifas.
  • Bullet Journal: La BuJo es un método análogo, híbrido entre agenda y bitácora, en la que podemos plasmar: nuestra lista de tareas pendientes con signos que denoten la prioridad de las mismas, los planes que tengamos, así como ideas emergentes que se nos vayan ocurriendo. Al contener hojas sueltas, es posible migrar las tareas incompletas a otras semanas o meses. Con este método podemos darnos cuentas de cosas como qué, si movemos la misma tarea en varias oportunidades, tal vez no sea tan importante como pensamos.

Todas las mentes son diferentes, por lo que no todos los tips o consejos funcionarán de la misma manera para las personas. Es esencial que analicemos cuánto es nuestro tiempo disponible para realizar las tareas pendientes, como también conocer cuánto es nuestro grado de concentración.

Es fundamental, probar con los diferentes sistemas de organización o claves para lograr una concentración eficaz, hasta que demos con la que mejor nos resulte. Conocer las horas del día en la que somos más productivos, también nos ayudará mucho, en la labor de encontrar nuestro desempeño óptimo.

Conocer cuáles son nuestros enemigos, será la clave para derrotarlos. Pero antes, debemos conocernos a nosotros mismos. Tenemos que recordar que somos freelancers y nuestro negocio, existe y depende en base a nosotros mismos. Por lo que debemos mantenernos enfocados, gestionar bien cada actividad y desempeñarnos debidamente.

Nuestros logros serán el resultado de la actitud, esfuerzo y decisiones que tomemos. Por lo que aprender técnicas para administrar el tiempo, es un paso importante hacia el éxito.

Créditos de Imágenes

Kysbel Hidalgo

Abogada y Consultora en Criminalística de profesión. Redactora de Contenido y Artista Gráfica freelance. Petite, seriéfila y metódica. Amante de los dulces, el manga, las tortugas y la F1. ¡Viviendo cada día con hidalguía!

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