Flujo de fondos: 10 beneficios de administrar el dinero de tu negocio

03 may, 2019   |   de Kysbel Hidalgo   |   Consejos, Dinero, Emprendimiento, Herramientas

Al decidir fundar una StartUp o PYMES, todo emprendedor o empresario debe considerar adquirir conocimientos sobre cómo administrar una empresa; tales como términos financieros, métrica empresarial o saber determinar los estados de flujo, los cuales permitirán al negocio crecer con una base sólida.

Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco. En este mundo, ninguna cosa es cierta salvo la muerte y los impuestos.

Benjamín Franklin

Todas las empresas periódicamente emiten estados financieros que ayudan a conocer el estado de salud de la misma. Analizarlos da pie a identificar problemas antes de que ocurran, además de la posibilidad de solventarlos diligentemente. Conocer la liquidez de la empresa, permite tomar decisiones basadas en datos tangibles, lo cual garantizará mejores resultados.

En teoría, el principio básico para que una StartUp o PYMES tenga éxito, radica en que debe generar más ingresos que egresos, información que se genera a partir de la estructura del estado de flujo de efectivo.

¿Qué es el flujo de fondos?

Es un informe financiero que refleja los cambios que ocurren en tesorería, este detalla los flujos de ingresos y egresos que ha tenido una empresa en un determinado periodo de tiempo (generalmente de un mes); es decir, la cantidad de dinero bien sea efectivo o crédito, que fluye dentro y fuera de un negocio. Es importante destacar que, al tratar con el Estado de Resultados, términos como “ganancias” o “perdidas” son reemplazados por otros como “ingresos” y “egresos”.

Algunos ingresos que puede generar una empresa son:

  • Ventas de mercancía
  • Cobro de deudas
  • Intereses
  • Ventas de servicios
  • Alquileres

Por su parte, algunos ejemplos de egresos podrían ser:

  • Compras de mercancía
  • Pago de sueldos a trabajadores
  • Alquileres
  • Pago de facturas
  • Pago de impuestos

Si en una empresa es mayor el ingreso de dinero del que se consume, quiere decir que posee un flujo de fondos positivo, lo que se traduce como una buena administración de su flujo de efectivo. Mientras que si el consumo es mayor a los ingresos que genera, tiene un flujo de caja negativo; lo cual podría traer consigo diversas consecuencias para la empresa, como que en un futuro cierre sus puertas.

A su vez, el flujo de fondos se divide en tres, los cuales son:

  1. Flujo Operativo: flujos generados a partir de la actividad principal del negocio.
  2. Flujo de Capital: generados a partir de compras y ventas de activos a plazos.
  3. Flujo Financiero: Provienen del aumento del capital y reparto de dividendos.

Este mecanismo es fundamental para conocer la manera en cómo los administradores dirigen a la compañía hacía el logro de estrategias y objetivos establecidos, conociendo la base financiera en la que se encuentra la PYMES.

Importancia del flujo de fondo en los negocios

Analizar el flujo de fondos nos permite conocer de forma detallada el estado de una empresa, dando lugar a saber cuál es el estado de liquidez y de solvencia que posee; lo que nos ayudará al momento de tomar decisiones sobre un gran número de lineamientos.

Además de este informe, se desprenden muchos otros, los cuales también serán de vital importancia para determinar si nuestra StartUp o PYMES se dirige hacia la meta que hemos trazado o por el contrario; la empresa se encuentra en una mala posición financiera, en razón de la toma de malas decisiones. Algunos de los informes mencionados pueden ser:

Hay que tomar en consideración la importancia del estado de flujo de efectivo, el cual determina la capacidad que tiene una empresa para generar el efectivo necesario para subsistir, cubrir cada uno de sus gastos y a la vez generar ingresos que permitan su crecimiento y desarrollo. Adicionalmente el estado de flujo de efectivo, determina cómo una empresa genera sus recursos, bien sea a través de actividades operacionales o de inversión y si estas actividades contribuyen al detrimento o incremento del efectivo en el negocio.

Un problema habitual que ocurre en las empresas, sucede en la toma de decisiones; fundamentadas únicamente en base a las ventas realizadas y no al dinero generado por las mismas, esta situación puede conducir al flujo de caja negativo que mencionamos con anterioridad.

10 beneficios de administrar correctamente el dinero del negocio

Toda empresa debe saber manejar sus recursos, eso incluye: efectivo, inventarios y hasta la manera en la que toma sus decisiones; es por ello que a continuación listaremos los beneficios que generan la buena implementación del flujo de fondos y de la correcta administración del dinero en el negocio.

  • Sabrán exactamente cuánto dinero genera la empresa, cómo se gasta y cuánto genera de ganancias.
  • Les permitirá continuar con el cumplimiento de los objetivos que hayan establecido para su empresa; ya que podrán decidir si desean expandirse o pueden esperar.
  • Podrán identificar las distintas fuentes de ingresos que está generando el negocio.
  • Pueden prever los posibles déficit de fondos o saber qué áreas generan problemas en cuanto a la financiación.
  • Se puede comparar el flujo de fondos proyectado con el real, para ajustar los objetivos planteados.
  • Les permitirá mantener el control de sus finanzas, en especial del flujo de efectivo.
  • Ayudará a sacar el mayor provecho al dinero, ya que lo administrarán diligentemente.
  • Podrán reconocer si se están produciendo hurtos hormiga.
  • El informe de flujos de fondo permite una correcta proyección financiera, además de brindar apoyo en la toma de decisiones y de la construcción de escenarios económicos.
  • La correcta administración del flujo de efectivo ayuda a forjar mejores relaciones con empleados y proveedores, lo que permite cumplir con obligaciones mediante una mejor organización financiera.

Ahora que sabemos qué es el flujo de fondos, su importancia, cómo podemos beneficiarnos de su implementación y del saber administrar el dinero de la empresa; podemos tomar en consideración un par de consejos y recomendaciones, que serán de gran ayuda para complementar la globalidad de la información que hemos recibido. Para así dar el paso definitivo a la correcta administración de nuestra PYMES.

Como administrar los recursos de una empresa

Para comenzar, debemos tener en consideración que al referirnos a “recursos” no sólo hablamos de dinero, sino de cualquier medio que tenga una empresa para conseguir un fin. Los recursos se pueden dividir en cuatro bloques: Financieros, humanos, tecnológicos y materiales. A su vez éstos pueden subdividirse en tangibles (como edificaciones, dinero o maquinarias) o intangibles (como patentes o tecnologías propias).

Ahora bien, les enseñaremos cómo se puede administrar los recursos de una empresa de forma eficiente:

  • Ser realista: Hay que tener en consideración los objetivos a los que se desean llegar y yuxtaponerlos con los recursos disponibles para hacerlo. No debemos fijar grandes objetivos si no contamos con los medios para realizarlos.
  • Planificar: Se debe contar con un calendario estratégico, para evitar contratiempos o no tener conocimiento de en qué momento se deben realizar determinadas acciones.
  • Flexibilidad y rapidez: Al momento de tomar decisiones; evitando así pasos burocráticos que ralenticen y empobrezca el desempeño general.
  • Evitar deudas: Nos referimos a las innecesarias; si no es necesario gastar no debe hacerse.
  • Tener un buen inventario: Llevar listas de todo el material con el que cuenta la empresa; bien sea materia prima, productos terminados o insumos para el personal y la empresa (como material de oficina o de limpieza).
  • Optimización de procedimientos: La mejora en todos los procesos de una PYMES o StartUp garantiza un mejor funcionamiento y el ahorro de recursos.
  • Fomentar el trabajo en equipo: Un ambiente sano y afable para trabajar, siempre es bien recibo por los empleados y se traducirá como una mejor producción. Unidos pueden lograr los objetivos planteados por la empresa.
  • Cumplir con las leyes y normas: Para así evitar multas o sanciones innecesarias, estar al día con la documentación y parámetros de seguridad, no sólo protege a la empresa sino a los empleados.
  • Patentar las creaciones: Ya sean fórmulas, procedimientos o logos, se debe registrar todo lo que se genere en la empresa.
  • Mantener una buena reputación: Tanto online como offline, el negocio debe mantener una buena relación con sus clientes, después de todo son parte vital para la empresa.
  • Recapacitar al personal: La educación constante fomenta en los empleados el ánimo del crecimiento, lo que generará una mejora en el desempeño laboral. Motivarlos se reflejará en el éxito de la empresa, mientras que a su vez se mantienen al día sobre nuevos métodos para realizar sus labores.

Técnicas para administrar el dinero

Para emprender, es fundamental el saber administrar el dinero. En especial en los primeros meses cuando recién hemos fundado nuestra PYMES o StartUp, en los que posiblemente no hemos generado ingresos aún y nos mantenernos a flote con el uso del capital inicial que aportaron nuestros inversionistas.

Por ello, a continuación les indicaremos técnicas que se pueden emplear para una mejor administración del dinero; sin importar la etapa en la que su empresa se encuentre.

  • Tener un presupuesto realista; deberán determinar cuánto necesitan para operar, de cuánto dispone y de dónde provendrá el capital. Así no tendrán gastos extras superfluos.
  • Gastar en lo justo y necesario; no excederse del presupuesto.
  • Mantener un registro de gastos; así sabrán exactamente en qué han gastado capital y evitarán pasarse de cuentas.
  • Establecer un calendario de pagos o sistema de deudas por pagar; de esta manera no olvidarán pagar ninguna cuenta y podrán establecer en qué momento puede cancelar cada una, evitando así una saturación de deudas o de cancelar con antelación una cuenta que podía esperar hasta fin de mes.
  • Establecer un sistema de deudas por cobrar; para no pasar por alto las fechas en las que la empresa debe recibir flujo de caja positivo.
  • Implementar un sistema de contabilidad o auditoría; la tecnología puede ayudar a obtener un control más claro y rápido de lo que ocurre en nuestra empresa, para tomar decisiones con más celeridad.
  • Evitar los préstamos; siempre que se pueda emplear capital propio, esto evita el agobio de los intereses bancarios.

Se puede concluir en que la importancia del flujo de fondos radica en que permite conocer cómo se genera y utiliza el dinero en la dirección de una empresa. Todos los negocios necesitan efectivo para poder realizar sus operaciones; en razón de esto, podrán determinar si generan los suficientes recursos para subsistir y tener saldo a favor o si requerirán financiamiento.

Muchas PYMES se ven forzadas a cerrar sus puertas antes de tiempo por falta de conocimiento sobre temas como el flujo de fondos. Pero nosotros no debemos temer, porque ahora sabemos que podemos utilizar estas herramientas y consejos en beneficio de nuestra empresa.

Créditos de Imágenes

Kysbel Hidalgo

Abogada y Consultora en Criminalística de profesión. Redactora de Contenido y Artista Gráfica freelance. Petite, seriéfila y metódica. Amante de los dulces, el manga, las tortugas y la F1. ¡Viviendo cada día con hidalguía!

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