Los 10 ERRORES de ORGANIZACIÓN más COMUNES que DEBEMOS EVITAR

29 abr, 2020   |   de Andrea Requena   |   Consejos, Estilo de vida, Motivación

Nunca nos cansamos de hablar sobre la importancia de la gestión del tiempo en el día a día de cualquier persona, como hemos expuesto con anterioridad adoptar un nuevo hábito nunca es fácil, por lo que es normal que cometamos errores, sobre todo si organizarse no es nuestro fuerte, y desesperarse y estresarse la solución.

Todas las personas somos capaces de manejar el tiempo con eficiencia, pero para hacerlo es necesario identificar primero qué estamos haciendo mal. ¿Por donde podemos comenzar?

No hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante.

Brian Tracy

¿Qué evitar al tener una mala gestión del tiempo?

1) Sobrecargarse de proyectos

Si no podemos decir “no” cuando surgen nuevos pedidos, trabajos, proyectos o actividades; probablemente terminemos sobrecargados de compromisos, e intentar hacer demasiado en el mismo periodo de tiempo, es una práctica muy poco eficiente. Esto no nos permite concentrarnos en las tareas más importantes de la forma en la que se merecen.

2) No mantener una lista de tareas pendientes

Si alguna vez hemos tenido la sensación de haber dejado de hacer algo importante, entonces es momento de entender la necesidad de tener una lista de tareas pendientes. Cabe destacar, que es importante que esté organizada por prioridades, es mejor si puede resumir las tareas que deben hacer a una hora y en un momento determinado. Existen muchas aplicaciones que ayudan a facilitar esta tarea.

Una recomendación clave, a la hora de realizar listas de tareas, es que cada actividad debe corresponder a una meta específica. Si, por ejemplo, tenemos que redactar un ensayo y nos proponemos “comenzar el ensayo” es demasiado vaga y es muy probable que se pierda la motivación antes de empezar. En su lugar, podemos intentar con “escribir dos párrafos”, hasta podemos establecer una hora límite para completarlos. De esta manera, las metas parecerán mucho más accesibles y una vez que hayan comenzado, continuar será más sencillo.

3) No tener metas personales

Suena algo cliché, pero es importante contar con una meta hacia la cual dirigirse por más sencilla que sea. Plantearnos metas personales es esencial para gestionar bien el tiempo, porque los objetivos ofrecen un destino al cual llegar. Cuando sabemos a dónde queremos ir podemos administrar nuestras prioridades; el tiempo y los recursos también nos ayudan a decidir en lo que vale la pena emplear el tiempo y diferenciarlo de lo que es solo una distracción.

4) Enamorarse del trabajo y de “estar ocupado”

Diferentes estudios han demostrado que podemos encontrar emoción en llenarnos de tareas y trabajar bajo presión, puede que no sea el caso de muchos, pero existe una gran cantidad de personas que les gusta estar ocupados y que todos sepan lo llena que están sus vidas. Sin embargo, los amantes del trabajado tienden a parecer personas realmente productivas, pero la realidad es otra, lo más probable es que sufran estrés y se vea comprometida la calidad de su trabajo.

5) No priorizar las tareas

A veces, realizamos las tareas que parecen ser más urgentes, pero si no nos organizamos nos quitan tiempo para las que son realmente inmediatas, por eso, es ideal aprender a diferenciar qué actividades se pueden dejar para después y cuáles no.

Muchos expertos recomiendan método Eisenhower, que se refiere a una jerarquización de actividades que consiste en dividir los pendientes en:

  • “Urgentes”, para las más importantes que se deben realizar al instante.
  • “Importantes”, no son tan importantes como las anteriores, pero se debe asignar una fecha y hora.
  • “Urgentes-no importantes”, que pueden delegarse a otra persona.
  • “Ni urgentes ni importantes”, hay que eliminarlas por completo.

6) Rendirse ante las distracciones

Identificar cuáles son las acciones o circunstancias que nos distraen es fundamental para dominarlas, si sumamos los minutos que le dedicamos a tareas que interrumpen nuestras horas de trabajo o estudio, probablemente el resultado sea realmente impactante.

Probablemente, en este momento estamos distraídos con nuestro teléfono, revisando el correo electrónico, hablando con nuestros amigos o chequeando las redes sociales más de lo necesario, todo esto hace perder la concentración y una gran cantidad de tiempo.

Para gestionar el tiempo de forma eficaz, es necesario minimizar las distracciones y gestionar las interrupciones de forma efectiva. Por ejemplo, podemos establecer un tiempo exclusivo para leer el correo y responder mensajes, una vez culminado este periodo es hora de ponerse manos a la obra.

7) Procrastinar, postergar o dejar algo para después

Procrastinar es dejar para el último minuto posible las tareas que podrían estar realizando en dicho instante, la peor parte es que se invierte tiempo en otras pensando que se está haciendo algo útil, cuando en realidad no es así. ¿El resultado? Estrés, ansiedad y un latente sentimiento de culpa.

Muchas veces el problema es que se teme empezar la tarea y se evade hasta perder el tiempo, por lo que, si queremos luchar contra esta tendencia, podemos proponernos realizar la actividad pendiente por al menos cinco minutos. De esta manera, lo pendiente no parecerá inaccesible o monumental, y una vez que nos atrevimos a comenzar probablemente queramos continuar hasta terminarlo.

8) El mito de ser multitarea

Es una capacidad que se ha popularizado en la actualidad. Dentro de lo cotidiano se basa en preparar la comida mientras contestamos un mensaje o comer mientras leemos en el dispositivo móvil. Sin embargo, aunque se piense que así se aprovecha mejor el tiempo, lo cierto es que se reduce la productividad y la eficacia, y en muchos casos se alarga la ejecución de las tareas porque no se le está dedicando a cada una el cien por ciento de nuestra atención.

Además, en muchos casos se cometen errores que hacen perder aún más tiempo. Por lo tanto, lo mejor es dejar de practicar el ser multitarea y centrarse en una actividad la vez.

9) No descansar

Es imposible concentrarse y ser productivo sin darse un tiempo para descansar y reponer nuestra energía, el descanso es necesario; además permite pensar de forma creativa y trabajar con eficacia. Nuestra mente necesita momentos libres para que fluyan las ideas y soluciones.

10) Programar las tareas de forma ineficaz

Hay que conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el ritmo que tenemos para organizar las tareas, aun cuando muchos recomiendan empezar temprano el día, hay muchas personas que son más productivas durante la noche. El secreto está en encontrar un balance de nuestras tareas y actividades cotidianas, es una de las mejores formas de organizar la gestión del tiempo.

El pequeño plan para mejorar la organización

  • Cómo será el día siguiente: Definir qué compromisos se deben cumplir. Adelantarse a lo que pasará, ayudará a establecer horarios y a tomar medidas preventivas frente a eventualidades.
  • Las rutinas están compuestas de hábitos: Estas no tienen por qué ser monótonas, podemos agregarles música o alguna novedad mientras se realizan para no aburrirnos.
  • Colocar un calendario en un lugar visible: Llenando las celdas con actividades como clases, horarios laborales, cursos o lo que se haga diariamente.
  • Llevar una agenda: Estas ayudan a programarnos, anotando reuniones, eventos o compromisos. Es importante revisarla diariamente porque funcionará como apoyo a la memoria.
  • ¿Qué puede ser más organizado que escribir listas sobre lo que debemos hacer?: Puede ser de trabajo, compras, entre otros.
  • Evitar procrastinar: Nada de dejar algo para después ¡es ahora!

Ser organizado implica seguir un plan diario para tareas fijas que, salvo por excepciones, no deberían cambiar. Las personas que ponen en práctica este tipo de hábitos son más productivas porque se prepararan ante los imprevistos, lo que les permite focalizarse en sus actividades.

Saber cómo organizar el tiempo y como elaborar un eficiente plan para mejorar la organización, no será fácil al principio, pero una vez que dominemos la gestión de tareas, estaremos un paso más cerca de la realización personal.

Créditos de Imágenes

Andrea Requena

ing. mecánico, cáncer ascendente leo, amante de la música, la matemática y la astrología, diseñadora de accesorios, ambidiestra, lectora empedernida y con fobia a los monos.

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