Benchmarking: El arte de comparar e innovar

19 oct, 2019   |   de Andrea Requena   |   Emprendimiento, Herramientas

No se trata de copiar a la competencia, si no de analizar y aprender que están haciendo las grandes empresas para comenzar a implementarlo añadiéndole mejoras.

Si tomamos como referencia a los que destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus estrategias, métodos y técnicas para adaptarlas a nuestra empresa, conseguiremos alcanzar un alto nivel de competitividad.

Nunca introduzca cambios por el simple hecho de cambiar, hágalo sólo cuando el cambio satisfaga mejor las necesidades y deseos del mercado.

Heibing y Cooper

En pocas palabras, el benchmarking es un proceso por el cual se toma como referencia los productos, servicios o procesos de las empresas líderes, para compararlos con los de nuestra propia entidad y posteriormente realizar mejoras e implementaciones.

Los 3 tipos de benchmarking

  • Benchmarking interno: Se aplica dentro de la misma empresa, es decir, cuando se toma como referencia las diferentes técnicas utilizadas por un área específica, donde a diferencia de las otras, ha obteniendo muy buenos resultados. Es el más fácil de realizar dentro de compañías con estructuras de gran tamaño
  • Benchmarking competitivo: Aquél que se aplica con empresas que son competidoras directas, busca medir los productos, servicios, procesos y funciones de los principales para realizar una comparación, para detectar y realizar mejoras que superen a las de nuestros competidores
  • Benchmarking funcional o genérico: Se emplea con empresas que podrían ser o no consideradas como competidoras directas, por ejemplo, cuando se toma como referencia las estrategias de una empresa que es líder en un sector diferente a la nuestra.

¿Como hacer un benchmarking? 6 elementos claves

1) Determinar los aspectos que van a ser sometidos a la estrategia

Identificar los aspectos donde se quiere mejorar y qué se va a tomar como referencia de la competencia.

Algunos ejemplos de aspectos que suelen ser objeto de benchmarking son el producto su diseño, funcionabilidad, el servicio al cliente, los procesos productivos, los métodos de trabajo, estrategias comerciales, entre otros.

2) Seleccionar las empresas que pueden analizar

Una vez que se ha determinado los aspectos que van a ser sometidos, se seleccionan las empresas que se pueden analizar, las cuales serían aquellas competidoras directas o no, que destacan en el área o elemento que se quiere mejorar.

Ejemplo, si queremos mejorar las estrategias de ventas, seleccionaríamos como empresas a analizar aquellas competidoras con ventas mayores a las de nosotros o aquellas cuyas estrategias de ventas estén dando los resultados deseados.

3) Determinar la información a recolectar

Aquí analizamos toda aquella información relacionada a los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking.

Si vamos a tratar técnicas de publicidad, la información a recolectar podría estar conformada por los medios publicitarios, mensajes, público objetivo y promociones de ventas utilizados por las empresas que hemos seleccionado.

4) Recolectar la información

Una vez que se ha determinado lo que se va a recolectar, procedemos a buscar esa información acudiendo a las fuentes y utilizando los métodos, como interacciones directas con las empresas, seguimiento de las actividades y eventos, entre otros.

Por ejemplo, si buscamos recolectar información acerca del servicio al cliente ofrecido por las empresas que hemos seleccionado, podemos visitar sus locales, hacerles pequeñas entrevistas a sus clientes, visitar perfiles en las redes sociales y leer los comentarios que reciben, entre otras.

5) Analizar toda la información recolectada

Una vez que se ha recolectado la información se procede a analizarla comparando los aspectos de las empresas seleccionadas con los nuestros, identificando cuales son las mejores técnicas, como pueden mejorarse, y cuáles se podrían aplicar en la propia empresa.

Si, por ejemplo, analizamos los procesos productivos, al compararlos identificaríamos los mejores y los que podemos implementar en nuestra empresa teniendo en cuenta nuestros recursos y capacidades.

6) Adaptar los mejores aspectos

Por último, una vez que se ha analizado la información se procede a tomar como referencia los mejores aspectos de las empresas seleccionadas, y se adaptan a la nuestra agregándoles mejoras, una vez que hemos identificado.

Las mejores características de los productos de las empresas seleccionadas previamente, las tomamos como referencia y las adaptamos a nuestros productos, tratando de superarlas y agregar algo más que nos permita diferenciarnos.

Las ventajas y desventajas del benchmarking

Ventajas

  • No hay restricciones aparentes en su aplicación.
  • Realiza pronósticos útiles.
  • Ayuda a elegir mejores estrategias puesto que registra los efectos de las prácticas llevadas a cabo por las empresas
  • Incentiva la mejora continua.
  • Establece objetivos e incentiva la planificación sostenida.
  • Registra tendencias en los mercados.

Todo lo que se hace se puede medir, sólo si se mide se puede controlar, sólo si se controla se puede dirigir y sólo si se dirige se puede mejorar.

Desventajas

  • El alto costo que pueden significar las mejoras.
  • Se considera su aplicación en situaciones muy importantes.

¿Cuáles son las 5 características del Benchmarking?

Esta técnica se caracteriza por su:

1) Planificación

Donde hemos de responder a tres preguntas:

  1. ¿Qué? Toda investigación tiene que tener un porqué y debe estar relacionado con un área de nuestra empresa a mejorar.
  2. ¿A quién? Debemos plantearnos qué tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez hayamos tomado la decisión sabremos si nos compararemos con un departamento propio o con una empresa de dentro o fuera del sector.
  3. ¿Cómo? Necesitamos crear un equipo de trabajo para que sea responsable de la organización y de la dirección del mismo.

2) La recopilación de datos

De ella dependerá en gran medida el éxito o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de diferentes maneras: Relación interna, asociaciones profesionales, investigaciones, entre otras.

3) Nunca falta el análisis

Una vez que hemos recopilado la información necesaria, analizamos los elementos que se diferencian entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para identificar las oportunidades de mejora. Una vez que las hemos identificado, es el momento de proponer las mejoras que vamos a llevar a cabo.

4) Se caracteriza por la acción

Después de analizar la información y de lograr identificar los mejores aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia para adaptarlos añadiéndole alguna ventaja que le aporte valor a nuestros clientes.

5) Seguimiento y mejora

Siempre se realiza un informe con toda la información destacada del proceso. Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores y que se convierta en un ejercicio a largo plazo para adoptar una filosofía de mejora continua.

El benchmarking es una herramienta de gestión, como ya se mencionó, consiste en tomar como referencia los mejores aspectos o prácticas de otras empresas, ya sean competidoras directas o pertenecientes a otro sector y adaptarlos a la propia empresa agregándoles mejoras.

Erróneamente se suele pensar que consiste en copiar, pero lo cierto es que simplemente se trata de estudiar en que áreas destacan los demás y aplicar lo aprendido, realizando los cambios que sean necesarios de acuerdo a las circunstancias y características propias.

Todo esto implica realizar un continuo seguimiento y evaluación de las empresas competidoras.

Créditos de Imágenes

Andrea Requena

ing. mecánico, cáncer ascendente leo, amante de la música, la matemática y la astrología, diseñadora de accesorios, blogger de lifestyle y moda, pescetariana, ambidiestra, lectora empedernida y con fobia a los monos.

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