Claves para aprovechar al máximo Google Drive si eres freelancer

19 nov, 2020   |   de Alicia Juarez   |   Consejos, Herramientas, Vida Freelancer

El almacenamiento en la nube se ha convertido en uno de los sistemas más utilizados por los internautas y las empresas, se creó en los años 60 y se ha mantenido hasta nuestros días.

Google Drive es una aplicación para gestionar la nube, en ella se pueden subir todo tipo de archivos, crear carpetas y documentos utilizando diferentes herramientas online gratuitas, tales como, Google Docs, hojas de cálculo, entre otras. Los freelancer deben saber cómo aprovechar al máximo Google Drive, ya que se convertirá en una herramienta muy útil en su trabajo.

Google Drive ofrece una capacidad de almacenamiento de 15 Gb gratis para guardar y gestionar diferentes tipos de archivos tales como: textos, hojas de cálculo, fotografías, videos, audios, entre otros.

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Pitágoras

Claves para sacarle el mayor provecho a Google Drive

Conozcamos lo que podemos hacer para aprovechar al máximo Google Drive en nuestro trabajo diario como freelancer.

1. Usar la barra de búsqueda

Google Drive organiza el contenido por carpetas, por lo general cuando se busca algo, se revisa cada carpeta. Esta aplicación cuenta con una barra de búsqueda ubicada en la parte superior de la pantalla, con ella se puede encontrar cualquier archivo, documento o carpeta.

Para buscar se escribe el nombre en la barra de búsqueda, inmediatamente se abrirá una ventana con algunos resultados, allí aparecerán los archivos y carpetas con su fecha de creación.

2. Usar el buscador avanzado

Cuando se tienen muchos archivos o se desconoce el nombre de lo que se necesita, el buscador avanzado de Google Drive es ideal para localizar los archivos con parámetros diferentes además del nombre.

Sólo deben presionar sobre la flecha hacia abajo que aparece a la derecha del cuadro de búsqueda al pasar el ratón sobre él, allí se desplegará el menú de búsqueda avanzada. Con este menú podrán buscar los archivos según el tipo, el propietario y su ubicación. También podrán buscar sus archivos según la fecha de creación o edición, nombre, palabras que contienen o por las personas con las cuales lo han compartido. Se pueden incluir en esta búsqueda elementos que han sido descartados o en papelera.

3. Gestión de archivos de la misma manera que en la PC

Uno de los beneficios de esta aplicación es que se puede gestionar los archivos y carpetas de la misma manera que en el computador. Desde hacer doble clic para abrir o clic derecho para mostrar el menú contextual, seleccionar varios archivos a la vez con el click izquierdo, entre otros.

4. Compartir documentos con un enlace

Google Drive permite compartir documentos o cualquier elemento, al generar el código para compartir y enviarlo. Haciendo clic derecho sobre el documento a compartir, aparecerá un menú con la opción “obtener enlace para compartir”. Se abrirá una ventana con el enlace, en esa misma ventana aparece la pestaña con la que podrá desactivar o inhabilitar dicho enlace.

5. Editar los permisos del enlace para compartir

Ahora, se puede definir lo que las personas pueden hacer con el documento compartido, es decir, si pueden comentarlo, editarlo o sólo verlo. Al momento de compartir, en la misma ventana donde se obtiene el enlace, se hace clic en “permisos”, donde se pueden agregar a las personas que tendrán acceso al documento, o darle acceso a cualquier usuario.

Para editar los permisos de cada usuario en particular deben pulsar en “permisos” y en la ventana que se abre, pulsar “Avanzado”, donde aparecerá a la derecha, y pulsando el icono del lápiz, cada colaborador puede editar los permisos de edición.

6. Insertar documentos en la web

Otra manera de compartir un documento, es hacerlo público y publicarlo en la web. Cuando se esté en el documento, se pulsa la opción “Archivo” del menú superior, aparecerá una venta desplegable, se cliquea en “Publicar en la Web”, “Publicar” y se hace el documento público. En la pestaña “Enlace” aparecerá la dirección para compartir el documento y en la de “Insertar” se tendrá el código de inserción.

7. Recibir notificaciones por correo electrónico

Google Drive permite hacer comentarios, sugerencias, añadir correos a los documentos compartidos y recibir notificaciones por correo electrónico con las actualizaciones y comentarios que se hagan al documento compartido.

Para configurarlo se pulsa el icono dentado en la parte superior derecha, “Configuración” y en la columna izquierda que aparece en el menú se presiona en “Notificaciones” y se active la opción “Correo electrónico” para recibir las notificaciones.

8. Cuenta con un chat para comentar y colaborar

Cuando se editan los documentos en Google Drive y existen varias personas con las que se compartió el documento se tendrá disponible un chat para comunicarse. Esta es una opción que podemos aprovechar al máximo de Google Drive en nuestro trabajo diario, al salirse del chat igual llegarán las notificaciones.

9. Pasar imágenes y PDF a texto

Con Google Drive pasar los archivos PDF a texto ya no es una tarea complicada. Lo único que debemos hacer es clic en el documento o imagen con el botón derecho y elegir la opción “Abrir con”, elegir la opción “Documentos” y el archivo pasa automáticamente a este formato.

10. Mantengan a mano los documentos en los que colaboran

Google Drive permite colaborar, en documentos de otros. Cuando esto ocurra no es necesario descargarlos al ordenador, en Drive estos se organizan en una carpeta en la columna izquierda llamada “Compartido conmigo”.

11. Ver el historial de ediciones

Google Drive guarda el historial de todas las ediciones de los documentos incluyendo sus fechas. Esta es la forma de cómo saber cuántas veces ha sido descargado un archivo en Google Drive, compartido y quienes lo han hecho.

Para ver el historial deben hacer click sobre el documento, en la parte superior derecha pulsar el icono “i”, aparecerán dos columnas, “detalles” y “actividad”. En la primera pueden ver el tamaño, la ubicación, almacenamiento, propietario, cuando se modificó, quien lo abrió y la fecha de creación. En la segunda columna verán todo el historial de modificaciones.

12. Agregar nuevas aplicaciones

Por defecto Drive utiliza las aplicaciones creadas por Google, pero se pueden añadir nuevas creadas por terceros. Al pulsar la opción “nuevo” en la pantalla principal se abrirá una serie de opciones, en “más”, aparecerá otra ventana con aplicaciones instaladas, si se desea alguna otra sólo hay que presionar en “conectar más aplicaciones” allí se abrirá una nueva ventana con algunas aplicaciones a instalar, con solo darle clic a “conectar”.

13. Eliminar aplicaciones y juegos

Instalar aplicaciones adicionales es muy sencillo, pero eliminarlas es otra historia, hay que ir al menú de opciones donde también se gestionan los permisos de otras aplicaciones del móvil.

Para hacerlo en la pantalla principal de Drive en el icono de “Configuración” en la ventana que se despliega, presionar “administrar aplicaciones”, “opciones” de la derecha del nombre y elegir “Desconectar de Drive”. Si desean eliminar los datos de un juego pulsar el botón “Opciones” a la derecha del nombre y elegir la opción “Eliminar datos de aplicación ocultos”.

14. Subir archivos a Google Drive

Para subir archivos a Drive se deben cliquear el botón "nuevo" en la pantalla principal y dar la opción de "subir cualquier archivo". Existe otro método para subir archivos a Google Drive de manera más sencilla, abrir el explorador de archivos del sistema operativo y arrastrar el archivo dentro de Drive, no ocurrirá nada extraño ya que drive reconocerá la acción y procederá a subirlo.

15. Trabajar de modo offline

Google Drive necesita conexión a internet para trabajar correctamente. Pero no quiere decir que no se pueda trabajar de modo offline ya que el servicio permite descargar todos los archivos para ser usados cuando se desee desde donde se quiera. Cliqueando en “configuración” en la “sección general” la opción de “Acceso sin conexión” allí se realiza la descarga, sin necesidad de estar conectados a internet para trabajar.

16. Lleva Google Fotos a Drive

Hay una opción que permite que la carpeta de Google fotos se haga visible en Google Drive, en "configuraciones" en la pantalla principal y en la sección “General” activar la opción de “crear una carpeta de Google Fotos” y estar pendientes ya que cualquier cambio en las fotos se hará también en Google Fotos.

17. Adquieran almacenamiento adicional

Google Drive ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, pero para aprovechar al máximo las ventajas de esta aplicación se necesitará mayor espacio. En la columna de la izquierda se puede ver cuánto espacio de almacenamiento hay utilizado, si se necesita más, en “adquirir más almacenamiento” se abrirá una nueva pestaña que los llevara a la sección de compra, sólo deben escoger la tarifa que más les convenga.

18. Pueden cambiar el color de las carpetas

Al momento de crear una nueva carpeta aparecerán de color gris, pero se puede cambiar el color, al utilizar un código de colores. Para ello se hace clic sobre la carpeta y en la opción “cambiar de color” y se escoge el que se desee.

19. Una extensión para las webs

Qué mejor manera de aprovechar Google Drive que guardando lo que consigamos de interés en la red sólo con un golpe en el ratón. Para hacer esto es necesaria la extensión “Save to Google Drive” en Google Chrome, que permite guardar las capturas de la web que visitemos.

Es muy sencillo de utilizar, lo primero es instalar la extensión “Save to Google Drive” en Chrome, y cuando se desee guardar una web se pulsa el icono de Google Drive que aparece en la parte superior derecha y automáticamente se guardará una captura en PNG. Se guardará no sólo lo que se ve en pantalla, sino todo el scroll.

20. Sincronizar el contenido desde el ordenador

Al instalar en la PC la aplicación Backup and Sync de Google se podrá subir y mantener sincronizado el contenido de la computador a la cuenta de drive. Cualquier cambio a los documentos en la PC se hará en Drive y viceversa. Todo lo que se suba a través de esta función quedará en una carpeta específica en Drive separado del resto. Esto lo van a conseguir en la columna izquierda en la opción “Ordenadores” allí aparecerá la lista de equipos instalados.

21. Crear formularios

En Google Drive se pueden crear encuestas y formularios de cualquier tipo para que otros puedan rellenarlos. En “nuevo documento” la opción “más” y en “Formularios de Google”.

22. Rescatar archivos eliminados

Hasta ahora las opciones de Google Drive son muy intuitivas y sencillas de utilizar. Para complementar estas tenemos que poder acceder a los archivos eliminados. En la columna izquierda se puede acceder a la “papelera” y recuperar archivos o eliminarlos definitivamente.

23. Descargar archivos en formatos distintos

Ayuda a ahorrar tiempo al descargar un documento se puede hacer en diferentes tipos de archivos. Incluso con el archivo abierto en “Archivo-Descargar como” solo se selecciona el formato deseado como PDF, Archivos, docx, EPUB, HTML, txt, rtf, odt.

24. Escanear documentos con el móvil

Se pueden escanear con la cámara del teléfono móvil, para ello es necesario tener la App de Google Drive y acceder a la cuenta en la opción "nuevos". Allí se puede conseguir la opción "cámara" o de "escanear", al tomar una fotografía se agregará a la unidad.

25. Agregar firmas a los documentos

Es normal imprimir un documento, firmarlo y luego escanearlo para enviarlo, Google ofrece la oportunidad de integrar la firma directamente en el documento digital. A través del complemento PandaDoc utilizando la pantalla táctil del dispositivo. Sólo se debe crear una cuenta e integrarlo en la barra lateral del documento, firmar y darle clic.

26. El dictado por voz

Si se trabaja con muchos textos esta herramienta es muy útil, aunque al principio pueda ser difícil. Este software de Google Docs permite escribir palabras diferentes a lo que se dice, pero con el uso se aprenderá a modular de la manera correcta para que el sistema entienda. Permite ahorrar entre un 25% y un 30% de tiempo en las redacciones.

Para utilizarlo, al crear un documento nuevo en la página principal de Google Drive en “Documentos de Google” se presione "herramienta" en la parte superior del documento y allí aparecerá la ventana “dictado por voz”.

Es realmente increíble todo lo que se puede hacer con todas las herramientas que ofrece Google Drive para facilitar su uso. Se puede almacenar en la nube gran cantidad de información importante y de utilidad para nuestro trabajo como freelancer la cual puede ser modificada y descargada desde cualquier lugar. Pueden compartir y editar archivos con el resto del equipo de trabajo. Esperamos que sean de utilidad todas estas claves para aprovechar al máximo Google Drive.

Créditos de Imágenes

Alicia Juarez

Contador Público de profesión y escritora en formación. mamá de Jonathan y Roxi. Amo el Cine, las manualidades, el diseño y la decoración. Vivo la vida un día a la vez. ¡Ser feliz es mi decisión!

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