Aprendamos cómo administrar el dinero de nuestro negocio con estos consejos

20 mar, 2019   |   de Alicia Juarez   |   Consejos, Dinero, Emprendimiento

Encontrar la mejor manera de administrar el dinero de nuestro negocio, es algunas veces un poco complicado. La mayoría de las veces las personas piensan que deben ser expertos en todo lo concerniente a negocios, como contabilidad, legislaciones, finanzas, administración, recursos humanos, entre otros.

Sería muy difícil ser un experto en todas esas áreas y que una sola persona realice todo el trabajo. Pero es necesario y conveniente tener nociones básicas en todos los temas que competen a su negocio, y así puedan conocer al menos los términos necesarios que le ayudarán a gestionar su emprendimiento de una manera correcta, tratando de evitar así el mayor número de errores posibles.

Para nuestro beneficio, hoy en día pueden conseguir en línea cualquier información que sea necesaria, para que ustedes como emprendedores se puedan guiar y obtener las mejores técnicas para administrar el dinero de su negocio.

A continuación les daremos una serie de consejos que les ayudaran en su negocio.

El dinero ahorrado es un fiel amigo en la adversidad y un positivo colaborador en el aprovechamiento de las oportunidades.

O. S. Marden

Como podemos administrar el dinero de un negocio pequeño

Tener un negocio con una excelente estabilidad financiera es el sueño de todo empresario e incluso ciudadano común. Con una economía tan impredecible, es más difícil cada vez planificar los gastos y lograr ahorrar lo suficiente para realizar inversiones o acumular riquezas, especialmente para negocios pequeños que apenas comienzan.

La liquidez de su negocio le permite funcionar sin ningún tipo de problemas. Si quieren que su empresa arranque con todo, es necesario tomar el control de la administración de su negocio dinero.

1) Establezcan un buen presupuesto en efectivo

Un buen presupuesto del flujo del efectivo garantiza una administración con mayor facilidad de todos sus gastos de una manera pro-activa, así como de sus ingresos. Para poder realizarlo de manera correcta necesitaran:

  • Las previsiones de ventas y cualquier otro ingreso.
  • Recibos y relaciones de efectivos estimados, como las cuentas por saldar.
  • Salidas de efectivo estimadas, como el costo de los bienes vendidos, pagos de deudas y los gastos operativos de su negocio.

Es importante que puedan mantener el presupuesto actualizado y que muestre los planes y todas las posibles variaciones para su negocio.

2) Vean que tan sensible es su flujo de caja

Es necesario que se concentren en lo que tenga mayor impacto en su flujo de efectivo, como son los precios, volúmenes o gastos generales. El costo de lo que venden obviamente impactara significativamente su flujo de efectivo, pero es algo que ustedes no pueden cambiar. La competencia agresiva, en ocasiones puede evitar que los precios suban.

Otros puntos que influyen y afectan su flujo de efectivo, es la rotación de las cuentas por cobrar y los tiempos de respuesta.

3) Controlen sus gastos fijos

Los gastos fijos de nuestro negocio son los que se cancelan mes a mes, como pueden ser: el alquiler, energía eléctrica, el internet y los gastos de producción entre otros. Es recomendable incluir los impuestos que se pagan durante el año en esta lista. Esto como una manera de controlar y supervisar sus gastos fijos de cada mes.

Existen diferentes maneras de llevar a cabo este control, una manera muy sencilla de realizarlo es llevando una hoja de cálculo en Google Drive o Excel, porque así podrán tener estos documentos respaldados. Esta herramienta les facilitará los cálculos ya que ella misma los realiza.

4) Estudien las políticas de crédito para sus clientes.

Existen varias maneras que les pueden ayudar con la administración de sus cuentas por cobrar. Establecer políticas de crédito efectivas, será un importante aspecto para el éxito de su administración.

Otra opción puede ser: buscar una manera de que sus clientes paguen sus compromisos más rápidamente. ¿Pero, como lo podrían Hacer? Otorgarles a sus clientes un descuento por pronto pago, podría ser una buena opción. Cobrar intereses por facturas no pagadas a su vencimiento, entre otros.

Aunque es importante que tengan cuidado con el monto que coloquen para los intereses, ciertamente esto se puede convertir en un ingreso para su empresa. Pero, si no lo hacen de manera razonable estos pagos atrasados podrían convertirse en cuentas incobrables. Y eso no es lo que queremos, además esto afectaría nuestro flujo de efectivo y capital de trabajo.

5) Mantengan sus deudas y cuentas por pagar al día

Estén pendientes de ir chequeando el cronograma de sus cuentas por pagar, de esta manera podrán llevar un mejor control y seguimiento de todos sus compromisos de pago sin atrasarse en ninguno. Una forma muy simple de realizarlo, es haciendo una lista ordenada cronológicamente, donde puedan observar con facilidad el monto de lo que deben, la fecha de vencimiento de cada compromiso y nombre de los proveedores o servicios. De esta manera es más sencillo evitar algún atraso en los pagos pendientes, evitando así el cobro de intereses, multas o cortes en los servicios.

Si ya tienen un crédito o algún tipo de financiamiento a nombre de su negocio, o de ustedes mismos tome en consideración, si es posible, pagar cuotas por adelantado para reducir el tiempo del mismo, y claro está el monto de los intereses. Pero, sean cuidadosos no deben colocarse en una situación financiera delicada para pagar sus deudas más rápidamente. Lo ideal sería usar sólo el dinero extra que no afecte su flujo de efectivo, para adelantar sus fechas de pago.

6) Reduzcan los gastos

Este punto es indudable, deben buscar la manera de reducir los gastos, es un punto importante a tomar en cuenta en la administración del dinero en su negocio. ¿Cómo buscar una manera de reducir los gastos sin comprometer la calidad de su negocio?

Se pueden reducir los costos promocionales, como los de impresión y reproducción. Si el volumen de producción aumenta, pueden contratar personal a medio tiempo o temporales, en vez de usar personal adicional tiempo completo o incluso asumir algunas responsabilidades de más. Trabajen con lo necesario y eviten los gastos repentinos.

7) Traten de evitar solicitar préstamos

Los créditos son un movimiento financiero peligroso para las pequeñas y medianas empresas ya que generalmente representa un compromiso a largo plazo con un alto interés. No siempre es algo que se puede evitar, pero siempre que sea necesario solicitar un crédito para su negocio elija lo que sea más conveniente

El crédito ideal que su negocio necesita, por lo general dependerá de qué tipo de negocio ustedes tienen, cuales son las condiciones que lo rodean, el plan de negocio que usaran y los tipos de crédito en el momento. Un ejemplo para que se entienda mejor: Un crédito a plazo es perfecto para invertir en compras de capital a largo plazo. Las líneas de crédito son ideales para capital de trabajo, esto es a corto plazo o para inversiones pequeñas o de oportunidad.

8) Separen sus gastos personales de sus gastos comerciales

Este consejo es válido para quienes ya tienen un negocio o para aquellos que desean crear uno. A muchos empresarios medianos y micro les resulta difícil separar los gastos personales de los gastos comerciales. Esto puede ocasionar algunas perdidas e inclusa la quiebra de su negocio.

Mantener estos gastos juntos es una mala idea, ya que no podrán saber si su negocio genera los ingresos suficientes. La falta de liquidez de su negocio y capital no le permitirá generar nuevas inversiones.

9) Establezcan un sueldo para ustedes

Ya sea que tenga otro empleo o dependan sólo de su negocio es recomendable que establezcan un salario mensual de acuerdo a los ingresos de su empresa, no deben sacar todas las ganancias para su sueldo, pero sí algo que sea adecuado. Lo ideal es que sea un monto fijo por mes y que vaya de acuerdo al trabajo que realicen.

De esta manera no se verán tentados a tomar el dinero de su negocio para los gastos personales o familiares, ya que solo podrán percibir su salario y tendrán un control de todo el dinero que ingresa y sale de la empresa.

10) Utilicen herramientas de gestión financiera.

Hoy en día existen aplicaciones y sofware financieros que le facilitaran el trabajo. Si no está en condiciones en el momento de adquirir estas herramientas, pueden utilizar una hoja de cálculo, es un proceso sencillo.

Algunas de estas herramientas le dan la opción para descargar los estados de cuenta de sus tarjetas y bancarios, rastrear sus movimiento y hasta la posibilidad de colocar recordatorios para los pagos. De esta manera tienen mejor control de todo lo que entra y sale, y de sus cuentas.

11) Tengan un presupuesto promedio

Lo ideal sería que pudieran promediar los ingresos de su empresa durante unos meses, para así poder identificar en que períodos tiene mayores o menores ventas, y ver cómo le afectan las temporadas.

El ingreso mínimo que generen debería ser suficiente para cubrir sus gastos. En las temporadas en que sus ingresos sean superiores al promedio, utilicen esa diferencia para nuevas inversiones o simplemente para ahorro a usar en imprevistos.

12) Aprovechen el dinero extra

Este último consejo es un poco obvio, pero les marcara la diferencia si desean multiplicar su dinero y administrarlo. El consejo es muy simple. “No gasten su dinero extra”.

Consideren primero que nada cuantos fondos necesitarían para poder enfrentar alguna emergencia en su negocio, pueden ahorrar un 10% de sus excedentes para este punto.

Este dinero no ha sido presupuestado, por lo tanto es perfecto para inversiones, ya que no afectará su flujo de efectivo. Entre más inviertan mayores serán los ingresos de su negocio. Otra excelente opción es usar este excedente para cancelar deudas o compromisos y mantener el nivel del capital de trabajo.

Si logran adoptar algunos de los consejos anteriores, se darán cuenta que con el tiempo su dinero aumentará y podrán invertir en lo que realmente aman. De ahora en adelante los cuadros de trabajo y la calculadora serán sus mejores aliados

Al poder Administrar eficazmente las finanzas de su negocio ya serán exitosos, no crea en milagros financieros, estos no ocurren. Con su esfuerzo y dedicación pueden convertirse en grandes empresarios. Hagan planes financieros, demuéstrense a ustedes mismos que su empresa es próspera y tendrán un excelente futuro. Los números no mienten.

Esperamos que estos pequeños consejos, les ayuden a comenzar con la administración del dinero de su negocio. Mucho éxito en su emprendimiento.

Créditos de Imágenes

Alicia Juarez

Contador Público de profesión y escritora en formación. mamá de Jonathan y Roxi. Amo el Cine, las manualidades, el diseño y la decoración. Vivo la vida un día a la vez. ¡Ser feliz es mi decisión!

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