¿Cómo acondicionar tu espacio de trabajo para trabajar más de ocho horas seguidas?

09 ene, 2019   |   de Alicia Juarez   |   Consejos, Estilo de vida, Recomendaciones

¿A menudo sienten que el trabajo los supera y que no puede cumplir con las entregas? ¿Se olvidan en ocasiones de las cosas importantes que necesitan hacer? ¿No cuentan con un espacio lo suficientemente cómodo para realizar todas sus actividades laborales? Si se identifican con alguna de estas preguntas, ustedes necesitan herramientas para mejorar la productividad en la oficina.

La productividad nunca es un accidente. Siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, la planificación inteligente, y de un esfuerzo bien enfocado.

Paul J. Meyer

Si están pensando en crear su propio startup, pero tienen problemas para organizar y planificar su trabajo diario, les tenemos una serie de herramientas y consejos para aumentar su productividad personal, esto les ayudará a planificar su día a día. Como pueden imaginar, las herramientas son muchas y algunas hoy en día se han vuelto insustituibles para muchas personas.

Lo principal para rendir en el trabajo es contar con un espacio cómodo y agradable que les permita realizar todas sus actividades, sobre todo si son más de ocho horas diarias. Es importante acondicionar el espacio laboral de acuerdo a sus necesidades y gustos, de esta manera nos inspirará a realizar un excelente trabajo. Cada persona es diferente en cuanto a gustos y necesidades, es por eso que hemos recopilado algunas ideas para mejorar la oficina que puedan adaptar a gusto de cada quien.

Ideas para mejorar la oficina y crear espacios de trabajo que aumenten el bienestar y la productividad

Los expertos sugieren que para mejorar los espacios de trabajo, el bienestar personal, el clima de la empresa y, por lo tanto, los resultados, es necesario acondicionar las oficinas y espacios laborales como punto de partida para aumentar la productividad tanto laboral como personal.

De acuerdo a las ideas para mejorar la oficina recopiladas, se busca crear un lugar de trabajo cómodo y acogedor, que sirva para generar mayor bienestar y productividad.

Espacios diferenciados

Diseñen entornos diferentes dependiendo de si trabajan en grupos o individualmente, y dependiendo del tipo de trabajo. Si es trabajo en equipo creen áreas de proyectos con un monitor común para el equipo, para fomentar la colaboración. Creen áreas reservadas para llamadas telefónicas y reuniones; áreas sociales, áreas de relajación y zonas verdes donde fomentar el encuentro y el intercambio. Esto incidirá en el aumento en la productividad laboral del equipo. Si trabajan individualmente pueden adaptar su área de trabajo buscando los materiales que siempre necesiten tener a la mano y decorar con objetos que los hagan sentir como en casa.

Elevar el nivel del confort del entorno

Esto implica utilizar mobiliario adecuado, cómodo, confortable y funcional para que puedan trabajar más a gusto y cumplir con sus obligaciones laborales.

Equípense con herramientas de colaboración remota

Las pueden utilizar tanto dentro como fuera del trabajo. Red Wi-Fi, plataformas que utilizan una nube de almacenamiento y que les permitirá compartir documentos, colaboraciones y aprendizajes. Otras herramientas muy útiles actualmente son la mensajería instantánea interna, conferencias web, correo de voz con interfaz visual y escritorio compartido, presentación a la prensa en la nube, capacidad de impresión compartida, entre otros. Todas estas plataformas permiten compartir información de manera más rápida, fácil y segura.

Obvien la necesidad-obligación de la ubicación fija

Contar con una oficina portátil a través de diferentes medios como laptops y teléfonos inteligentes les permitirá navegar de manera natural y efectiva áreas de actividades diarias, haciendo que el escritorio personal sea superfluo, como ya es el caso en las organizaciones más avanzadas. De esta manera, las personas están capacitadas para abandonar su zona de confort, para observar situaciones desde diferentes puntos de vista, para trabajar con otros y para ampliar sus límites, porque el aprendizaje se lleva a cabo fuera de la zona de confort.

¿Cómo mejorar la productividad laboral?

La productividad en el trabajo depende no solo de la comodidad al estar laborando, también depende de otros factores que debemos cumplir para mejorarla. Son acciones simples pero necesarias que se necesitan para mejorar.

1) Levantarse temprano

De acuerdo con sus compromisos y su ritmo biológico, despertarse a las 7:30 o 9:30 no es lo mismo. A las 9:30 comienzan las llamadas y los correos electrónicos, por nombrar uno, y el trabajo tiende a acumularse. De 7 a 9, sentarse en el escritorio es más relajante, y pueden ser mucho más productivos para su empresa. O simplemente dediquen una hora bien temprano a ustedes mismos haciendo sus ejercicios o meditando.

2) Generar prioridades

Dado que hoy pueden tener diez cosas diferentes que hacer, asígnenle un valor a cada una. Las cosas complicadas y urgentes primero, las cosas simples pero urgentes inmediatamente después, las cosas complicadas, pero no urgentes intenten delegarlas, de lo contrario, manténgalos por un momento cuando estén menos presionado. A esto se le llama Lista de tareas pendientes, que consiste en realizar una lista de las cosas que desean completar, ordenarlas, poniendo primero las más importante y que requiere terminar primero y dejar el resto para más adelante.

Con esta lista pueden mejorar la productividad en la oficina, experimentando menos estrés, mayor confianza y conciencia de que no olvidaran nada importante. Además de que aprenderán a priorizar las cosas y enfocarán su energía y tiempo en diferentes actividades con un valor agregado real, por lo que serán más productivos y considerados con sus colegas.

La lista de tareas pendientes es una herramienta muy sencilla y eficaz que le ayudara aumentar su productividad personal, es simple porque no necesitaran herramientas complicadas para lograrlo, es efectiva porque les permite liberar su mente y obtener lo que desean. Hacer esta lista de cosas pendientes, darle prioridad y seguirla para muchos parecerá algo trivial, pero les sorprenderá saber cuántas personas, incluso en niveles importantes de grandes compañías, fracasan en esta simple tarea.

3) Administren su espacio

Si les molesta escribir cuando alguien los mira, les irrita el ruido que hacen sus colegas, simplemente busque otro lugar o, si son freelancers, elijan un lugar que los haga sentir bien. Para ser más productivo en su trabajo, necesitan reducir los estímulos externos y generar su propio rincón de tranquilidad y distribuir su tiempo y espacio.

4) Tómense un merecido descanso

Seguramente, varias veces han estado tentados a almorzar frente a su computador, colocar su cabeza frente al monitor y no dejarlo hasta que termine. Sin embargo, no están obligados, esto sólo les generara mucho más estrés, así que, tómense su tiempo de descanso. Para mejorar su productividad laboral es necesario simplificar y descansar adecuadamente.

5) Sean disciplinados

Hagan lo que tienen estipulado realizar cada día, no se entretengan, cierren sus redes sociales como Facebook, Instagram, entre otros. Si tienen mucho por hacer, simplemente cierren las ventanas. Las redes sociales son fantásticas, pero también consumen gran parte de su tiempo. Un simple NO es una de las herramientas más efectivas para aumentar la productividad. Aprenda a decir no a las interrupciones, nuevos compromisos y a ustedes mismos; a menudo la productividad proviene de un poco de autodisciplina.

6) Una cosa a la vez

Intenten, en la medida de lo posible, hacer una tarea a la vez. Convertirse en alguien multitareas no será lo más productivo, solo terminarán con varias tareas iniciadas y sin terminar.

Herramientas para mejorar la productividad

Hoy en día existen muchas herramientas o aplicaciones que les pueden ser útiles a la hora de organizar su espacio de trabajo para rendir más de 8 horas diarias.

Google Drive, Gmail y Google Calendar

Con Google Drive puede tener sus archivos de Word, Excel y Powerpoint siempre con usted y trabajar desde cualquier lugar, ya que cuenta con la opción de sin conexión por lo que pueden revisar sus archivos sin problemas una vez activada esta opción. Esto les ayudara a utilizar el tiempo de una mejor manera generando mayor productividad personal y laboral.

Gmail es una plataforma que se puede personalizar fácilmente y en la que pueden integrar fácilmente otros correos electrónicos incluso si no son de Google, y así tener a mano la información y comunicación con el resto del equipo.

Con Google Calendar, pueden crear sus calendarios en función de las actividades que necesitan hacer y compartirlas con quien desee, además de recibir las alertas. Con esta herramienta podrán organizar todos los temas pendientes distribuyéndolos según sea necesario.

Evernote

Evernote les brinda la posibilidad de tomar notas, crear listas de tareas, insertar fotos digitales en sus notas y sincronizar todo a través de la nube para que puedan trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Dropbox

Es un servicio de copia de seguridad de archivos que les permitirá crear carpetas compartidas con quien lo necesiten, o secciones privadas para acceder ustedes mismos

Skype

Es una herramienta muy importante, pero a su vez peligrosa ya que puede hacerlos perder mucho tiempo. Usen Skype para estar en contacto con su red de trabajo. Un consejo: no mantenga siempre abierta la conexión, así no se distraerán de su trabajo.

FocusBooster

Es una herramienta fácil de utilizar tiene 2 características muy básicas que realmente apreciaran. La pueden usar para concentrase en su trabajo, pero también para relajarse cuando toque hacerlo. Pueden configurar un sonido final de 20 a 25 minutos para que puedan detenerse por un momento y tomar un pequeño descanso. Pero con FocusBooster también pueden establecer la duración de la pausa para que no pierdan tiempo y vuelvan al trabajo. De esta manera, trabajarán teniendo sus descansos sin arriesgarse a perder tiempo innecesariamente.

Freelancer

Muy útil si están buscando colaboradores o si desean externalizar algunos servicios de su negocio. En Freelancer ustedes deciden el presupuesto, así como una descripción de lo que están buscando. Fácil de usar y una vez que comiencen a usarlo, casi nunca lo harán sin él. Freelancer también les permite proponerse para que puedan ofrecer trabajos integrando sus finanzas.

Getpocket

¿Cuántas veces hemos leído noticias interesantes en Internet y no tenemos cómo almacenarlas para leerlas con calma más tarde? Muchas veces, por esta razón pueden usar Getpocket para guardar todas las noticias que quieran en un archivo donde también se pueden insertar etiquetas para distinguir los distintos temas y luego reanudar la lectura más adelante o cuando sea necesario sin arriesgarse a perder ninguna noticia.

Todo proyecto exitoso debe ser simple, funcional, flexible y tecnológico, pero sobre todo diseñado para la comodidad y el progreso de las personas. Obviamente, es impensable que todas las empresas se muevan de la misma manera y a la misma velocidad en el replanteamiento integrado de espacios. Lo que importa es tener un proyecto coherente con la estrategia de productividad la empresa, que no descuide la relación entre organización, entorno empresarial y laboral, digitalización, bienestar y productividad.

Gracias a estas simples herramientas para mejorar la productividad podrán descubrir la manera más fácil de trabajar cómodamente y tener un mayor desempeño en sus trabajos.

Créditos de Imágenes

Alicia Juarez

Contador Público de profesión y escritora en formación. mamá de Jonathan y Roxi. Amo el Cine, las manualidades, el diseño y la decoración. Vivo la vida un día a la vez. ¡Ser feliz es mi decisión!

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